Assistent für Mitarbeiter

Neue Mitarbeiter legen Sie am besten über diesen Assistenten an. Er fragt die wichtigsten Punkte ab und erledigt einiges für Sie im Hintergrund. Sie finden den Mitarbeiter-Assistenten unter STAMMDATEN -> Assistenten...

Geben Sie zunächst Namen und Mitarbeitertyp ein. Eine eindeutige Personalnummer wird automatisch vorgeschlagen. Werden bereits an anderer Stelle Personalnummern verwendet, können diese auch hier benutzt werden. Vermeiden Sie dabei die Vergabe einstelliger Nummern (1, 2, 3, ...) und verwenden Sie stattdessen auf zwei oder drei Stellen aufgefüllte Nummern (001, 002, 003, ...).

E-Mail-Adresse und Mobiltelefon-Nummer sind optional, können aber später beim elektronischen Versand der Dienstpläne und für SMS im Personalplaner Professional interessant sein. Die genaue Anschrift, ein Foto oder ein gesonderter Kurz- oder Spitzname kann im Anschluss oder später hinterlegt werden.

Dienstplan, Arbeitsplan, Personalplanung, Urlaubsplanung, Schichtplan

Um Daten aus Microsoft Outlook oder einer Excel-Tabelle zu importieren, können Sie in der Professional-Version Outlook-oder Excel-Kontakte wählen. Es öffnet sich dann eine Ansicht, über die ein Kontakt eingespielt werden kann.

Legen Sie dann die Arbeitsbereiche, die möglichen Einsatzorte des Mitarbeiters fest. Jeder Mitarbeiter kann überall, an einem Ort oder in bestimmten Bereichen eingesetzt werden. Die zulässigen Arbeitsbereiche eines Mitarbeiters können jederzeit geändert werden und ermöglichen auch bei vielen Mitarbeitern eine übersichtliche Planung.

Verwenden Sie nur einen Bereich oder kann der Mitarbeiter überall eingesetzt werden, markieren Sie die erste Option.

Für Mitarbeiter, die nur an einem Ort eingesetzt werden, markieren Sie die zweite Option und wählen Sie den entsprechenden Bereich aus der dann sichtbaren Auswahlliste.

Bei Wahl der dritten Option erscheinen zwei Auswahllisten die die verfügbaren und die gewählten Bereiche zeigen. Bewegen Sie die für den Mitarbeiter gültigen Bereiche per Doppelklick, Drag & Drop oder mit Hilfe der Pfeiltasten aus der linken in die rechte Aufzählung.

Die folgende Abbildung zeigt die Anlage eines Mitarbeiters, der in den Bereichen "Verwaltung", "Callcenter", "Botendienst" und "Wäsche" eingesetzt werden kann, nicht aber im "Verkauf", der "Annahme", etc.

Dienstplan, Arbeitsplan, Personalplanung, Urlaubsplanung, Schichtplan


In ähnlicher Weise kann nun im nächsten Schritt in der Professional-Version die Gruppenzugehörigkeit festgelegt werden. Ein Mitarbeiter kann einer oder mehreren Mitarbeitergruppen angehören. Eine Gruppenmitgliedschaft ist aber nicht zwingend notwendig.


Nach der Gruppenzugehörigkeit werden als nächstes die Soll-Wochenstunden festgelegt. Diesen Wert können Sie wahlweise im Format HH:MM oder dezimal eingeben (19:30 vs. 19,5). Markieren Sie außerdem die Wochentage an denen gearbeitet wird. Der Mitarbeiter kann nicht nur an diesen Tagen eingesetzt werden, aber die Festlegung der Arbeitstage hilft bei einem Feiertagsabzug, bei der Planung von unterwöchigem Urlaub und beim Vertragswechsel innerhalb der Woche.

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Kann die Arbeitszeit nicht vollständig auf die Wochentage aufgeteilt werden, erscheint ein Hinweis und Sie werden gebeten die Aufteilung im nächsten Schritt manuell vorzunehmen. Es sind dann meistens ein zwei Minuten auf die Wochentage zu verteilen.

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Für den Beginn der Saldenberechnung geben Sie ein Anfangsdatum und den zu diesem Datum herrschenden Über- oder Minderstundensaldo an.

Alternativ oder zusätzlich zu den Wochenstunden kann ein Stundensatz angegeben werden, der bei den Planungen dann automatisch gesetzt wird und z.B. in der Stundenauswertung Anwendung findet.

Wird die Wochenarbeitszeit nicht gleichmäßig auf die Wochentage verteilt - bei Teilzeitkräften ist das häufiger der Fall - markieren Sie bitte das Kontrollkästchen Stunden ungleichmäßig auf die Wochentage verteilen. Sie haben dann die Möglichkeit die Sollstunden manuell auf die einzelnen Wochentage, auch über einen mehrwöchigen Zyklus, zu verteilen. Klicken Sie auf Weiter, um zu dieser Eingabe zu gelangen.

Das folgende Beispiel zeigt die Einstellung bei einem Mitarbeiter mit einer Wochenarbeitszeit von 20:00 Stunden, bei einem vierzehntägig wechselnden Zyklus. In Woche 1 arbeitet er (sie) 16:00 und in Woche 2 24:00 Stunden. Einmal Dienstags und Donnerstags je acht Stunden, in der anderen Woche Montag, Mittwoch, Donnerstag und Freitag mit acht, sechs, sechs und vier Stunden.


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Der Mitarbeiter kann trotz dieser Festlegung täglich verplant werden und seine Sollstunden auch an anderen Tagen ableisten, wird jedoch nur ein kurzer Urlaub genommen, erfolgt die Bewertung der Tage entsprechend dieser Festlegung. Entsprechend hat ein Feiertag Einfluss oder keinen Einfluss auf das Soll in dieser Woche.


Der in der Tabelle grün hinterlegte Wochentag (hier der Dienstag) markiert den dem aktuellen Datum entsprechenden Tag und erleichtert die Orientierung bei der Frage, "Was ist Woche 1 und was ist Woche 2?". Diesem Zweck dienen auch die Optionen "Tag", "Woche" und "Datum", die eine unterschiedliche Darstellung der ersten Spalte bewirken.


Nach dem Klick auf Weiter geht es jetzt um die Frage der Urlaubstage. Geben Sie Jahresurlaub in Tagen ein und die ggf. in diesem Jahr bereits genommenen Tage. Wurde zusätzlich Resturlaub aus dem Vorjahr übernommen, kann dieser ebenfalls eingetragen werden. In der Urlaubsauswertung kann festgelegt werden wann Resturlaub verfällt.

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Auf Wunsch kann dem neuen Mitarbeiter eine besondere Position in der Auflistung und Planungsansicht zugewiesen werden. Die Sortierung lässt sich aber auch später jederzeit über den Mitarbeiterstamm ändern ( Sortierung einstellen unter dem Register "Allgemein" ).
Möchten Sie jetzt direkt weitere Änderungen im Mitarbeiterstamm vornehmen, markieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Nach Fertigstellung wird der Mitarbeiter dann im Mitarbeiterstamm angezeigt.

Sollen (außerdem) weitere Mitarbeiter angelegt werden, markieren Sie Weiteren Mitarbeiter nach Fertigstellung anlegen.

Klicken Sie dann auf Fertigstellen


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