Excel-Export von Planungen

Für alle die mehr aus den Planungen und den dahinterstehenden Daten holen wollen als der Personalplaner von Hause aus in seinen Berichten und Plänen bietet, haben wir den Excel-Export eingebaut. Microsoft Excel ist ein mächtiges Werkzeug für den Power-User das eine Vielzahl von Datenmanipulationen erlaubt. Microsoft Excel ist Bestandteil des Office-Paketes und daher auf einer Vielzahl von Bürosystemen bereits installiert.

Wenn Microsoft Excel nicht auf Ihrem System installiert ist, können Sie diese Funktionalität nicht nutzen. Sie erhalten dann beim Start der Auswertung eine Fehlermeldung

Sie finden den Excel-Export unter dem Menüpunkt AUSWERTUNGEN -> Excel-Export->Planungen

In dem Dialog können Auswertungszeitraum, Mitarbeiter, Kostenstelle und Bereich eingegrenzt werden. In der Professionalversion ist auch die Einschränkung auf eine Auswahl dieser Parameter möglich.

Alle weiteren Eingrenzungen wie Planungstyp oder Arbeitsbereich können später direkt in der Excel-Tabelle vorgenommen werden, denn der Personalplaner liefert eine formatierte Excel-Tabelle mit Filterköpfen und einer Summenzeile. Die Zeitwerte werden sowohl in Stunden- als auch in Minutenwerten ausgegeben, um ein einfacheres Rechnen zu ermöglichen. Klicken Sie im Personalplaner Professional mit der rechten Maustaste auf die Mitarbeiterauswahl und deaktivieren Sie Nur aktive, wenn Sie inaktive Mitarbeiter auswählen möchten.

Nach Eingabe der Eckdaten klicken Sie auf OK, um die Auswertung zu starten. Es öffnet sich nun ein Dialog, in dem Sie um Eingabe eines Dateinamens gebeten werden. Standardmäßig legt der Personalplaner die Excel-Tabellen im Bereich der öffentlichen Dokumente ab. Es kann aber jedes Verzeichnis auf gewählt werden, auf das ein Schreibzugriff besteht.

Nachdem Sie einen Dateinamen eingegeben und Speichern gedrückt haben, wird die Auswertung ausgeführt. Sobald die Daten bereit stehen, wird eine Verbindung zu Excel aufgebaut. Daten werden in die Excel-Tabelle geschrieben und anschließend formatiert. Dieser Vorgang kann je nach Umfang der Abfrage einen Moment dauern.

Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, wird Excel geöffnet und mit der soeben erstellten Tabelle in den Vordergrund gelegt.

Die Spaltenköpfe und die Namensspalten sind feststehend. So sind sie auch beim Scrollen nach rechts oder unten immer im Blickfeld.
Rechts neben jedem Spaltenkopf sehen Sie eine Schaltfläche mit einem kleinen Pfeil. Über diese Schaltfläche können Sie eine Filterbedingung für die entsprechende Spalte setzen. Solche Spaltenfilter können auch kombiniert werden. Um beispielsweise zu sehen, wie viele Krank-Tage im Auswertungszeitraum angefallen sind, Klicken Sie auf den Pfeilknopf rechts neben "krank". Es öffnet sich eine Dropdown-Liste, die die Optionen Ja und Nein enthält.

Wenn Sie Ja wählen, um alle kranken auszuwählen, werden sofort alle Sätze gefiltert. Es werden jetzt nur noch die Zeilen angezeigt, bei denen "Ja" in der Spalte Krank steht. Sofort wird auch die Summenzeile aktualisiert, und Sie sehen, es hat insgesamt 12 Krank-Tage gegeben. Außerdem zeigt die kleine Schaltfläche jetzt einen blauen Pfeil, das Zeichen dafür, dass auf dieser Spalte ein Filter gesetzt ist.

Möchten Sie nun noch wissen, wie viele Tage davon Frau Mustermaus krank gewesen ist, wählen Sie über die Pfeiltaste der Namensspalte Frau Mustermaus aus...

und sehen sofort, dass Sie vier Tage krank war. Sie haben jetzt gleichzeitig zwei Filter gesetzt.

Um einen Filter wieder aufzuheben, klicken Sie wiederum auf die Schaltfläche mit dem Pfeil und wählen Sie die Option (Alle).

Über den Einstellungsdialog lassen sich auch die auszugebenden Spalten und deren Reihenfolge festlegen.