Daten sichern

Mit Hilfe des Backup-Assistenten können Sie alle im Personalplaner erfassten Daten auf ein anderes Verzeichnis oder Laufwerk sichern. Weiterhin können Sie ein solches Backup auch direkt aus dem Personalplaner heraus per e-Mail an den Personalplaner-Support oder eine beliebige e-Mail-Adresse versenden und so auch räumlich in Sicherheit bringen.

Bei der Datensicherung werden die Daten in hohem Maße komprimiert und gemeinsam in einer Datei abgelegt. Das Format in dem diese Datei abgelegt wird entspricht dem weit verbreiteten ZIP-Format und sollte mit jedem handelsüblichen ZIP-Programm bearbeitet werden können. Der Personalplaner verfügt aber auch über ein Wiederherstellungsmodul mit dem einmal gesicherte Daten auch wieder zurückgesichert werden können.

Sie starten den Datensicherungs-Assistenten über den Menüpunkt DIVERSES -> Datensicherung -> Daten sichern.

Um die Daten vollständig sichern zu können, benötigt das Programm den exklusiven Zugriff auf alle Daten. Sie sollten zuvor übrigen Programmpunkte des Personalplaners beenden und, sofern Sie im Netzwerk weitere Personalplaner in Benutzung haben, diese beenden.

In der ersten Maske können Sie sich entscheiden, ob Sie eine Sicherung auf ein Zielverzeichnis erstellen möchten oder, ob Sie das Backup per e-Mail versenden wollen.

• Sicherung auf einem anderen Verzeichnis oder Laufwerk

  Aktivieren Sie die erste Option "... und das Backup in einem Verzeichnis oder auf einem Memory-Stick speichern" und klicken Sie auf Weiter.

  Im nächsten Schritt wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem die Datensicherung abgelegt werden soll. Tragen Sie das Eingabefeld den Verzeichnispfad mit abschließendem Backslash (\) ein oder wählen Sie das Verzeichnis durch klicken auf die Schaltfläche (...) aus dem dann folgenden Verzeichnisauswahl-Dialog aus.

  

  Sie können auch ein Diskettenlaufwerk als Zielverzeichnis angeben. Die Diskette wird vor dem Backup automatisch gelöscht. Achten Sie auch darauf, dass der Schreibschutz nicht gesetzt ist. Die Daten werden bei der Sicherung stark komprimiert und sollten auf einer normalen Diskette Platz finden. Sollte der Platz einmal nicht mehr ausreichen, werden Sie zum Einlegen einer zweiten und ggf. dritten Diskette aufgefordert.

• Sicherung per e-Mail versenden

  Wenn Sie von dem Rechner auf dem der Personalplaner installiert ist eine Verbindung zum Internet aufbauen können und die entsprechenden Einstellungen im Internet- und e-Mail Setup vorgenommen haben, können Sie die gesicherten Daten auch direkt aus dem Personalplaner per e-Mail verschicken.
  Aktivieren Sie die zweite Option "... und das Backup per e-Mail an den Support oder eine andere Adresse senden" und klicken Sie auf Weiter.

  

  Wählen Sie nun aus, ob Sie das Backup an den Personalplaner-Support oder an eine andere e-Mail-Adresse versenden möchten und geben Sie gegebenenfalls die Empfängeradresse ein.
  

In dem folgenden Schritt können Sie einige weitere Sicherungsoptionen festlegen.

Neben den Dateien, die die Daten selbst enthalten gibt es auch Dateien, die ein schnelles Auffinden bestimmter Datensätze ermöglichen und so ähnlich funktionieren wie der Index in einem dicken Buch. Diese Indexdateien müssen nicht zwingend mitgesichert werden, da sie bei Bedarf ohne Datenverlust neu erstellt werden können. Standardmäßig werden diese Dateien mitgesichert.

Die Datensicherung erfolgt in eine Datei. Als Vorgabe trägt diese den Namen "BACKUP.ZIP". Sie können aber auch einen anderen Namen wählen. Geben Sie diesen dann in dem entsprechenden Eingabefeld ohne die Dateierweiterung ".ZIP" ein.

Temporäre und diverse Backup-Dateien müssen normalerweise nicht gesichert werden. Alle Dateien mit den Endungen TMP, BAK und TBK werden daher standardmäßig nicht mitgesichert. Klicken Sie nach Ihrer Auswahl auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Im Folgenden werden das Quellverzeichnis und die Quelldateien bestimmt. Normalerweise weiß der Personalplaner, wo seine Daten liegen und welche zu sichern sind. So dass Sie hier keine weiteren Einstellungen vorzunehmen haben.

Wenn Sie aber bestimmte Dateien an den Support schicken möchten, können diese an dieser Stelle ausgewählt werden.

Klicken Sie normalerweise einfach auf Weiter.

Nun muss die Datensicherung nur noch gestartet werden.

Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Datensicherung starten.
Nach erfolgreichem Abschluss der Sicherung erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung. Klicken Sie dann auf Schließen, um den Backup-Assistenten zu verlassen.

Backup über einen Befehlszeilenaufruf erstellen

Alternativ kann das Backup auch über einen Befehlszeilenaufruf angestoßen und damit z.B. über den Windows-Scheduler automatisiert werden.

Die notwendigen Parameter sind "BACKUP" und <Dateiname>

Dabei kann der Dateiname die Variablen %d, %t oder %T enthalten. Es wird dann automatisch ein Datums (%d)- oder Zeitstempel (%t / %T) in den Pfad oder Dateinamen eingebaut. %t oder %T liefert einen Zeitstempel ohne und mit Sekunden. Der Zeitstempel enthält Datum und Zeit.
Die Endung "zip" wird automatisch ergänzt, wenn sie nicht mit übergeben wird.

Ein Aufruf könnte bspw. folgendermaßen aussehen:

"C:\Program Files (x86)\DD-Tech\DD-Personalplaner\schedule2.exe" BACKUP D:\TEMP\PP_Backup\%d\Backup_%T

Es würde dann für jeden Tag ein eigenes Verzeichnis geben, in dem ein oder mehrere Backups liegen.