Wochenarbeitszeit und Urlaub

Die Wochen-Sollstunden und Urlaubstage eines Mitarbeiters sind nicht zwingendermaßen auf alle Zeiten festgelegt. Eine Mitarbeiterin wird schwanger, ein Kollege fährt ein halbes Jahr durch Australien, ein Mitarbeiter wechselt von Vollzeit auf Teilzeit und ein anderer bekommt einen Tag Urlaub mehr.
All diese Szenarien lassen sich im DD-Personalplaner abbilden und dokumentieren.

Verwaltet werden Wochenarbeitszeit und Urlaub unter dem Register Wochenarbeitszeit / Urlaub im Mitarbeiterstamm.

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter über den Assistenten anlegen, legt dieser einen Satz für Arbeitszeit und Urlaub an, der zunächst einmal für die nächsten Jahre gilt. Legen Sie einen Mitarbeiter direkt über den Mitarbeiterstamm an, müssen Sie sich um diese Information selbst kümmern.

Zusätzlich zur Wochenarbeitszeit und den Urlaubstagen kann hier ein Stundensatz hinterlegt werden. Dieser wird dann bei allen Planungen des Mitarbeiters eingetragen und steht Ihnen über den Excel-Export oder die Stundenabrechnung zur Verfügung.

Festlegen von Soll-Wochenarbeitszeit und Jahresurlaub

Allgemein / Tage

Wird ein Mitarbeiter nicht über den Assistenten angelegt, klicken Sie bei dem entsprechenden Mitarbeiter unter dem Register Arbeitszeit / Urlaub auf die Schaltfläche Satz hinzufügen und tragen Sie in dem sich öffnenden Dialog die Wochenarbeitszeit und die Anzahl der pro Jahr gewährten Urlaubstage ein. Als Zeitraum für diesen "Vertrag" werden zunächst fünf Jahre vorgeschlagen. Sie können diese Werte ändern, aber lassen Sie den Vertrag ruhig zunächst in die Zukunft laufen. Spätere Änderungen sind jederzeit möglich und Sie vermeiden auf diese Art, versehentlich Planungen ohne Vertragsgrundlage durchzuführen.
Bekommt der Mitarbeiter einen Stundensatz, tragen Sie diesen ebenfalls oder stattdessen ein.

Unter dem Bereich "Wochen-/Arbeitstage" lassen sich zusätzlich die Arbeitstage des Mitarbeiters festlegen. Unabhängig von der hier gemachten Auswahl kann ein ein Mitarbeiter an jedem Wochentag verplant werden. Bei der Urlaubsplanung oder an Feiertagen kann diese Information aber zur Bewertung des Tages herangezogen werden.

Tages-Soll

In manchen Fällen, häufig bei Teilzeitbeschäftigten, wird die Arbeitszeit nicht gleichmäßig auf die Arbeitstage verteilt. Es gibt dann bspw. einen vollen und zwei halbe Arbeitstage oder eine Woche mit 28 und eine mit 32 Stunden. An Feiertagen oder bei unterwöchigem Urlaub stellt sich hier dann immer die Frage der Bewertung der einzelnen Tage.

Für diese Mitarbeiter gibt es die Möglichkeit ein Tagessoll zu hinterlegen und damit die Wochen-Sollarbeitszeit mit unterschiedlicher Gewichtung auf die einzelnen Wochentage oder auch einen mehrwöchigen Zyklus zu verteilen.

Angenommen, unsere Frau Mustermaus hat ein Soll von 25 Stunden/Woche, arbeitet aber in einer Woche 20, in der zweiten 30 Stunden.

Wählen Sie dann das Register "Tages-Soll", markieren Sie das Kontrollkästchen Tages-Soll verwenden und setzen die Zyklus-Dauer auf 14 Tage (20 Stunden, dann 30, dann wieder 20, etc.). Klicken Sie zusätzlich auf eine der Schaltflächen unter "Liste vorbelegen", werden die einzelnen Tage bereits mit Werten gefüllt und es zeigt sich Ihnen in etwa folgendes Bild:

Der 15. April 2020 war ein Mittwoch Da der Vertrag an diesem Tag beginnt, startet die Liste mit "Tag 1, Mittwoch". Markieren Sie das Kontrollkästchen Sortierung nach Wochentagen, um die Liste stattdessen mit einem Montag beginnen zu lassen.

Für eine bessere Orientierung haben wir Ihnen außerdem unter "Erste Spalte zeigt:" einige Anzeige-Optionen eingebaut. Tag zeigt den Tag des Zyklus (7,14, 21 ... Tage) beginnend mit dem Vertragsbeginn. Datum zeigt das entsprechende Datum.

Markieren Sie Woche, zeigt die erste Spalte die Woche des Zyklus (liegt der Tag in Woche 1 oder Woche 2?).

Die Frage, "War der 15. April ein Mittwoch der ersten oder zweiten Woche?" ist oft mit viel Rechnerei verbunden, aber man weiß in der Regel in welcher Woche die Person sich derzeit befindet. Markieren Sie die Option aktuell, lässt sich der Zyklus bezogen auf ein gewünschtes oder aktuelles Datum darstellen.

Außerdem wird, und das gilt für alle Ansichten, der dem ausgewählten Datum entsprechende Tag grün hinterlegt. Der hier im Beispiel gewählte 25.03.2020 entspricht also dem zweiten Mittwoch des 14 Tage-Zyklus der am 15. April 2020 beginnt.

Mit Hilfe der Schaltflächen Verteilen auf Mo-Fr, Alles zurücksetzen auf 0, Wie im Dienstplan hinterlegt und Wie im vorherigen Vertrag kann die Verteilung entsprechend der Wahl vorbelegt werden. Beachten Sie bitte, dass nicht jede dieser Verteilungen das Wochensoll vollständig verteilt. Der Standard-Dienstplan könnte bspw. überhaupt nur einen Teil der Woche abdecken und Wie im vorherigen Vertrag erfordert eine zusätzliche Anpassung, wenn sich die Anzall der Sollstunden geändert hat.

Nachdem die Ansicht für den aktuellen Fall optimal eingestellt ist, erfassen Sie die Sollstunden für die einzelnen Tage des Zyklus. Achten Sie dabei darauf, dass das Feld "Saldo" unterhalb der Tabelle am Ende ausgeglichen ist und auf 00:00 steht.

Jetzt haben wir es so eingestellt, dass sie in Woche 1 Mo, Di, Do und in Woche 2 Di, Mi, Do, Fr arbeiten soll (rechts die gleiche Auswahl, nach Wochentagen sortiert).

Monatsarbeitszeit

Alternativ zum Wochensoll kann ein Monatssoll festgelegt werden. Damit lassen sich auch 450€- und studentische Hilfskräfte gut abbilden. Wird die Option Monatsarbeitszeit gewählt, bezieht sich die die Stundenangabe auf einen Monat. Das Wochensoll wird dann intern für jeden Monat gesondert berechnet.

Neben der fortlaufenden Saldenentwicklung unterstützt die Monatsarbeitszeit auch eine isolierte Betrachtung der Monate ohne Saldenfortschreibung, wenn das Kontrollkästchen Keine Saldenfortschreibung markiert ist. In diesem Fall wird der Saldo automatisch jeweils zum Monatsersten zurückgesetzt.

Hinweis: Ohne Saldenübertrag zeigt die Saldenzeile der Planungsansichten um einen Monatswechsel herum möglicherweise scheinbar unsinnige Werte.
Im folgenden Beispiel beginnt die Woche mit einem Minus von 17:45 und endet nach geleisteten 6:45 mit einem Plus von 4:01

Ein Blick in die Einzelübersicht oder den Gleitbogen hilft hier, die Werte zu verstehen.

Der Monat wird tatsächlich mit einem Minus von 21:39 abgeschlossen. Da der Saldo jedoch nicht in den Folgemonat übertragen wird und die Stunden nach dem Monatswechsel geleistet werden, ergibt sich zum Wochenende ein Plus.

Im Gegensatz dazu haben Stunden, die direkt vor einem Monatswechsel geleistet werden, gar keinen Einfluss auf den Endsaldo der Woche.

Feiertage / Erweitert

Feiertage

Um die zahlreichen Varianten der Bewertung und Verrechnung von Feiertagen abzudecken wurden Feiertage in vergangenen Personalplaner-Versionen durchgeplant. Mit der Koppelung der Wochentage und/oder Tages-Sollwerte können die meisten dieser Varianten auch automatisch verarbeitet werden. Unter diesem Register kann eine von vier Varianten der Feiertagsberücksichtigung gewählt werden.

Feiertage beeinflussen das Wochensoll nicht...
Diese Einstellung entspricht dem Verhalten des Personalplaners Version 1.x. Feiertage haben keinen Einfluss auf die Sollwochenstunden. Mitarbeiter müssen an Feiertagen verplant werden wie an regulären Arbeitstagen, um keinen negativen Saldo zu erwirtschaften. Bestehende Konfigurationen behalten am besten diese Einstellung.

Feiertage and den Wochentagen Mo-Sa reduzieren das Wochensoll...
Feiertage an den unter dem Register Tage angegebenen Wochentagen reduzieren das Wochensoll um den Wert Sollwochenstunden/Anzahl der Wochentage. Sind bei einer Person mit 30:00 Stunden/Woche fünf Tage (Mo-Fr) als Arbeitstage markiert, reduziert ein Feiertag das Wochensoll um 30/5 = 6h.
In einer solchen Woche muss der Mitarbeiter nur 24h arbeiten, um sein Soll zu erfüllen. Der Feiertag muss nicht durchgeplant werden.

Hinweis: Diese Option ist nur aktiv, wenn unter dem ersten Register ein oder mehrere Tage als Arbeitstage markiert worden sind, also nicht, wenn die Option Keine Festlegung der Wochentage markiert ist.

Feiertage reduzieren das Wochensoll um den im Tages-Soll hinterlegten Wert
Unsere Frau Mustermaus aus dem Beispiel oben hat zwar ein Wochensoll von 30h, arbeitet aber an einigen Tagen mehr, an anderen weniger als der Durchschnitt; an einigen Tagen hat sie ganz frei, und dann gibt es noch das wöchentlich zwei Stunden springende Soll.
Bei einem hinterlegten Tages-Soll kann die Feiertagsberücksichtigung daher auch entsprechend diesem erfolgen. Diese Option ist nur aktiv, wenn ein Tages-Soll definiert ist.

Feiertage an den Wochentagen Mo-Sa reduzieren das Wochensoll um diesen festen Wert
Ist ein pauschaler Verrechnungswert gewünscht, kann diese Option gewählt und der entsprechende Pauschalbetrag eingetragen werden. An Feiertagen, die auf einen der gewählten Wochentage fallen, wird dann der eingegebene Zeitwert vom Wochensoll abgezogen. Sind keine Wochentage ausgewählt, erfolgt der Abzug an jedem Wochentag.

Erweitert - Saldenberechnung auch ohne Wochensoll

Bei Mitarbeitern ohne Stundensoll, üblicherweise Geschäftsführer oder Personen, die rein auf Stundenbasis arbeiten, bewegt sich der Saldo ausschließlich ins Plus, da ihnen das Soll fehlt, das der geleisteten Arbeit entgegensteht. Da das in der Regel nicht gewollt ist, setzt der Personalplaner hier ein fiktives Soll an, das dem jeweiligen Ist entspricht. So bleibt der Saldo, unabhängig von den geleisteten Stunden, stets ausgeglichen.

In Einzelfällen ist die Aufsummierung der geleisteten Stunden jedoch auch bei Mitarbeitern ohne Stundensoll gewünscht. In einem solchen Fall kann das Kontrollkästchen Saldenberechnung auch bei einem Wochensoll von null Stunden durchführen markiert werden. Ein Ausgleich der Überstunden kann dann durch Setzen eines neuen Anfangssaldos oder über den Saldenausgleich erreicht werden.

Änderung von Arbeitszeit und/oder Urlaub

Im folgenden Beispiel hat die Person eine Soll-Wochenarbeitszeit von 38:00 Stunden und bekommt 31 Tage Urlaub im Jahr. Dies gilt zunächst für den Zeitraum vom 01.03.2019 bis zum Ende des Jahres 2022.

Angenommen, die Person möchte ab Juli 2020 von 38:00 auf 30:00 Stunden reduzieren. Dann wird zunächst der laufende "Vertrag" auf Ende Juni 2020 verkürzt und anschließend ein neuer hinzugefügt.

Markieren Sie also zunächst den zu verändernden Satz und klicken Sie auf Bearbeiten. Alternativ ist auch ein Doppelklick auf die Zeile möglich. Ändern Sie dann das "bis zum:"-Datum auf den 30.06.2020 und übernehmen Sie die Änderung.

Klicken Sie dann auf Satz hinzufügen, um einen neuen "Vertrag" hinzuzufügen und geben Sie die ab dem 1.7. geltenden Daten ein.

Als "bis zum"-Datum wählen Sie ruhig ein weit in der Zukunft liegendes Datum. Sie können es jederzeit ändern und Sie kommen so nicht in die Verlegenheit "merkwürdiges Saldenverhalten" klären zu müssen, das letztendlich daraus resultiert, dass ein "Vertrag" ausgelaufen und der Mitarbeiter keine Sollzeiten oder Urlaubstage hat.

Achten Sie bitte darauf, dass die einzelnen Sätze sich zeitlich nicht überschneiden und ohne Lücken aneinander anschließen. Zeiten ohne Beschäftigung können durch einen 0-Vertrag überbrückt werden.

Hinweis: Ist in dem Vertrag auch ein Tagessoll hinterlegt, kontrollieren Sie dieses auch in dem neuen Vertrag und passen Sie ggf. die verteilten Stunden an.