Standard- und Individual-Dienstpläne

Sie können natürlich jeden einzelnen Tag wie im vorangegangenen Punkt beschrieben planen. Doch das ist auf die Dauer sehr mühsam und eigentlich nicht notwendig. Die meisten Mitarbeiter haben ein festes Arbeitsschema oder einen sich wiederholenden zwei, drei oder vier Wochen dauernden Arbeitszyklus. Wenn Sie einen solchen Zyklus einmal durchgeplant haben, können Sie ihn zum Standard-Dienstplan des Mitarbeiters erklären und fortan mit Hilfe der Assistenten (Planungs-Assistent, Urlaubs-Assistent und Krankentage-Assistent) Planungen auf Basis dieser Daten erstellen. Sie müssen sich dann nur noch auf die Abweichungen von diesem Idealplan konzentrieren, die ja nun mal immer wieder vorkommen. Ein Mitarbeiter hat Urlaub, besucht ein Seminar oder ist krank.

Sie können entweder einen Standard-Dienstplan für das gesamte Unternehmen definieren oder für jeden einzelnen Mitarbeiter einen Individual-Dienstplan erstellen. Das klingt komplizierter, als es tatsächlich ist.

Ein gemeinsamer Standard-Dienstplan

Um einen Standard-Dienstplan für das gesamte Unternehmen festzulegen, erstellen Sie eine Idealplanung für alle Mitarbeiter, die später bei der Planung berücksichtigt werden sollen. Da im laufenden Betrieb eigentlich immer jemand Urlaub hat, eine andere Person vertritt oder eine Schulung besucht, bietet es sich an, diese Musterplanung in der Vergangenheit (z.B. im Jahr 2000) zu erstellen. Die Länge des Standard-Dienstplanes kann eine oder mehrere Wochen umfassen.

Wenn Sie den Idealplan erstellt haben, gehen Sie über den Menüpunkt STAMMDATEN -> Grundeinstellungen -> Register Standard-Dienstplan in die Grundeinstellungen und tragen Sie dort Anfangs- und Ende-Datum des Dienstplanes ein.

Die Zyklusdauer sollte immer sieben Tage oder ein Vielfaches davon betragen, also auch die Sonntage mit einschließen. Andernfalls erhalten sie eine roullierende Planung, die sich von Woche zu Woche verschiebt.
Bei einem mehrwöchigen Zyklus hilft Ihnen eine Information die richtigen Wochen bezogen auf ein aktuelles Datum zu finden.

Ein Individual-Dienstplan für jeden Mitarbeiter

Haben einzelne Mitarbeiter einen abweichenden Arbeitszyklus, kann für diese ein Individual-Dienstplan angelegt werden. Das ist einfacher, als alle "unter einen Hut" zu bekommen und kann normalerweise in die aktuelle Planung eingebaut werden. Eine "schöne" Planung eines Mitarbeiters findet sich immer irgendwo, und Sie müssen auch nicht zurückrechnen, der wievielten Woche des Zyklus das Datum X entspricht. Kommt ein neuer Mitarbeiter hinzu, wird dieser einfach in das System aufgenommen, und wenn sich die Arbeitsgewohnheiten eines anderen ändern, wird dessen Dienstplan kurzerhand umgesetzt.
Anfangs- und Ende-Datum des Individual-Dienstplanes finden Sie in den Stammdaten des Mitarbeiters (STAMMDATEN -> Mitarbeiter) auf der Karteikarte Anfangssaldo / Dienstplan.

Diesen Punkt brauchen Sie aber vermutlich gar nicht aufzurufen, denn Sie können den Standard-Dienstplan eines Mitarbeiters direkt aus der Planung heraus setzen und verändern. Gehen Sie dazu in der Tages- oder Wochenplanung auf den Tag (bzw. die Woche) in der der Dienstplan des Mitarbeiters beginnen soll. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Namensspalte des Mitarbeiters und wählen Sie in dem erscheinenden Kontext-Menü die Option Standard-Dienstplan ab tt.mm.jj. Dieses Datum ist immer der Montag der Woche in der Sie sich gerade befinden.

Es erscheint dann eine Sicherheitsabfrage, die Sie mit Ja beantworten müssen, um das entsprechende Datum einzutragen (Das Häkchen bei Individual-Dienstplan im Mitarbeiter-Stamm wird dabei automatisch gesetzt).

Gehen Sie dann in die Woche, in der der Dienstplan enden soll und klicken Sie wiederum mit der rechten Maustaste auf die Namensspalte des entsprechenden Mitarbeiters. Wählen Sie jetzt die Option Standard-Dienstplan bis tt.mm.jj und beantworten Sie auch hier die Sicherheitsabfrage mit Ja. Das Ende-Datum des Dienstplanes ist immer der Sonntag der Woche, in der Sie sich gerade befinden.

Mit diesen paar Mausklicks haben Sie (eine vorhandene Planung vorausgesetzt) den Individual-Dienstplan eines Mitarbeiters definiert. Sie können nun mit dem Planungs-Assistenten Planungen für diesen Mitarbeiter erstellen.