Der Urlaubs-Assistent

Der neue Urlaubs-Assistent trennt Arbeitszeiten und Urlaubswerte und sollte Ihnen so die Planung aller denkbaren Urlaubskonstellationen ermöglichen.

Wir weisen jedoch darauf hin, dass der Personalplaner keine rechtsverbindliche Planung für Sie vornimmt sondern als Planungsunterstützung gedacht ist. Setzen Sie sich gegebenenfalls mit Ihrem Steuerberater oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht in Verbindung, um die für Ihren Fall korrekte Planungsmethode zu erfahren.

In den Planungsassistenten für den Urlaub gelangen Sie über den Menüpunkt PLANUNG -> Urlaubs-Assistent

1. Schritt: Planungszeitraum und Arbeitsbereich

Wählen Sie zunächst Arbeitsbereich, Mitarbeiter und Planungszeitraum aus. Der Arbeitsbereich ist hier notwendig, da Urlaubsplanungen Termine sind, wie andere Planungen auch, und einem Bereich zugeordnet werden müssen. In einigen Fällen ist dies auch auf Grund von Zuständigkeiten notwendig.

Hinweis:

Der Urlaubsbalken kann über STAMDATEN -> Zeitbalken -> Register Allgemein so eingerichtet werden, dass er bei der Planung in jedem Bereich erscheint.

Soll Urlaub auch an Feiertagen gezählt werden, entfernen Sie das Häkchen des Kontrollkästchens. Klicken Sie dann auf Weiter

Als Zeitraum für neue Urlaubsplanungen werden standardmäßig 14 Tage angesetzt. Diese Vorgabe lässt sich über das Kontextmenü des "bis:" Datums einstellen und optional auch als Standard festlegen.

2. Schritt: Arbeitszeitbewertung

Verteilung der Arbeitszeit wie im Dienstplan hinterlegt

Auch während ein Mitarbeiter Urlaub hat, müssen die Wochenstunden fortgeführt werden, damit sein Stundenkonto ausgeglichen bleibt. Existiert für den Mitarbeiter ein Standard- oder Individualdienstplan, können die Stunden entsprechend dieser Vorgabe auf die Wochentage verteilt werden. Sind im Standarddienstplan für diesen Mitarbeiter keine Planungen hinterlegt, erscheint diese Option abgeblendet.

Verteilung der Arbeitszeit auf ausgewählte Wochentage

Alternativ kann die Soll-Wochen-Arbeitszeit gleichmäßig auf einzelne Wochentage aufgeteilt werden. Bei einer Woche mit sechs Tagen (Montag bis Samstag) wird die Soll-Wochen-Arbeitszeit durch sechs geteilt und jedem Tag ein Zeitwert von 1/6 der Soll-Wochen-Arbeitszeit zugeteilt. Die zweite Option ermöglicht auch die Auswahl der Wochentage, die für diese Berechnung und später für die eigentliche Planung herangezogen werden sollen. Die Zurechnung zu jedem Tag wird darunter gleich angezeigt.

Hier sind es 20h, die auf die Tage Mo.-Fr. mit jeweils vier Stunden verteilt werden

Verteilung der Arbeitszeit wie im Tagessoll hinterlegt

Wurde ein Tagessoll hinterlegt, kann die Verteilung der Arbeitszeit auch entsprechend dieser Vorgabe erfolgen.

Mit einem Klick auf Vorschau unten rechts lassen sich die Auswirkungen der unterschiedlichen Ansätze betrachten, ohne echte Planungen durchführen zu müssen. Die Vorschau bei gleichmäßiger Verteilung zeigt, die vier Stunden an den Tagen Mo. - Fr. Die Feiertage Karfreitag und Ostermontag werden hier abgezogen, da es im Wochensoll dieser Mitarbeiterin so eingestellt wurde und das Wochensoll in diesen beiden Wochen nur 16 statt 20 Stunden beträgt.

Für diese Mitarbeiterin wurde aber auch ein Tagessoll hinterlegt - die dritte Option ist sonst nicht anwählbar. Wird dies als Berechnungsgrundlage gewählt, erscheint die Vorschau folgendermaßen:

Die Mitarbeiterin hat demnach Mittwochs frei, arbeitet dafür aber Montags acht statt vier Stunden. Über die Woche ergibt sich bei beiden Betrachtungen der gleiche Wert. Bei einem kurzen zwei Tage-Trip kann die Wahl der Berechnungsmethode aber Unterschiede machen. Ähnlich verhält es sich bei einem springenden Soll (gerade Woche 18h, ungerade Woche 22h).

3. Schritt: Urlaubstage

Als nächstes stellt sich die Frage der Verteilung der Urlaubstage. Nicht jeder Tag an dem der Mitarbeiter Urlaub hat wird auch als Urlaubstag gezählt. Teilzeitkräfte erhalten oft nur Urlaubstage für ihre Arbeitstage. Je nach Konfiguration können daher freie und (gezählte) Urlaubstage voneinander abweichen.

Verteilung der Arbeitszeit entsprechend der Arbeitstage im Tagessoll oder Dienstplan

Wurde bei der Abeitszeitbewertung im vorherigen Schritt die Berechnung entsprechend dem Standarddienstplan oder nach Tagessoll gewählt, wird nun zunächst angenommen, dass die Urlaubstage ebenso verteilt werden sollen. Die zweite Option ist vorgewählt.

Damit der Urlaub bei Teilzeitkräften als fortlaufende Folge und nicht als Stückwerk erscheint, können die nicht verplanten freien Tage mit neutralen Balken aufgefüllt werden. Diese Füllplanungen zählen weder Stunden noch Urlaubstage und dienen rein der optischen Unterstützung. Sollen tatsächlich nur die "echten" Urlaubstage verplant werden, klicken Sie einfach auf Keine Füllbalken.

Urlaubstage an bestimmten Wochentagen

Bei gleichmäßiger Verteilung der Arbeitszeit auf die Wochentage ist diese Option vorgewählt, kann aber auch bei den anderen Berechnungen als Alternative gewählt werden. Bestimmen Sie hier manuell welche Wochentage wie als Urlaub zählen. Die Vorauswahl entspricht der im vorherigen Schritt gemachten Wahl der Wochentage.

Sollten Tage wie hier z.B. Samstag und Sonntag ebenfalls wertneutral gefüllt werden, markieren Sie diese Tage und stellen den Tageswert auf 0, andernfalls werden an den nicht markierten Tagen keine Termine angelegt.

An dieser Stelle können auch halbe Urlaubstage verplant werden; 0, 1/4, 1/2, 3/4 oder 1 Tag stehen hier als Tageswerte zur Verfügung.

Urlaubstage über die Arbeitszeit abbilden

Mit Wahl dieser Option werden die Tageswerte anhand der verplanten Stunden und der Wochenarbeitszeit ermittelt. Ein Urlaubstag entspricht dabei dem Wert

Bei einer Teilzeitkraft mit 10:00 Wochenstunden und einer Arbeitswoche mit fünf Tagen entspricht eine Arbeitszeit von zwei Stunden einem Urlaubstag.
Werden die zehn Wochenstunden ungleichmäßig verplant und auch im Urlaub entsprechend bewertet, kann über diese Methode eine gerechte und korrekte Berechnung des Urlaubs durchgeführt werden. Als Ergebnis können dabei aber auch Bruchteile von Tagen herauskommen, was für manchen verwirrend, wenn auch korrekt ist.

Angenommen, die Person mit den 10:00 Stunden arbeitet Montags 2:30, Dienstags 4:30 und Mittwochs 3:00. Nimmt sie Urlaub, werden ihr bei dieser Methode für den Montag 1,25, für den Dienstag, 2,25 und für den Mittwoch 1,5 Tage vom Urlaubskonto abgezogen (der Urlaubsanspruch müsste dazu natürlich ebenfalls auf der Fünf-Tage-Woche basierend festgelegt worden sein).
Die Vorschau zeigt den Effekt:

Bei Urlaub über eine ganze Woche ergeben sich, wie bei den anderen Methoden, fünf Urlaubstage. Wird aber Urlaub nur an einem Tag genommen, wird dieser entsprechend den angesetzten Arbeitsstunden verrechnet.
Damit wird für den Arbeitnehmer ein Urlaubstag an einem Tag mit vielen Sollstunden auch teurer, als einer an einem Wochentag mit wenigen Sollstunden. So ist diese Methode auch gerechter gegenüber Mitarbeitern, die über eine ausgeglichene Wochenarbeitszeit verfügen oder weniger Möglichkeit zum Taktieren haben.

4. Schritt: Planungsoptionen

Die Bewertungsfragen sind geklärt und Sie können nun noch etwas für die Erscheinung tun. Urlaub wird normalerweise mit dem Zeitbalken "Urlaub" geplant, aber vielleicht gibt es bei Ihnen auch einen Sonderurlaub oder Sie planen Urlaube um Brückentage herum mit einem speziellen Balkentypen. Für die Planung von Urlaub kann jeder Balkentyp verwendet werden, der bei den Zeitbalkendefinitionen unter dem Register Anwesenheit/Urlaub/Krank als Urlaubsbalken markiert worden ist.

Wie bei den übrigen Planungen auch, wird der in der Balkendefinition hinterlegte Balkentext auf die Termine geschrieben. Auf Wunsch kann dieser hier aber auch unterdrückt oder durch einen, diesen Urlaub beschreibenden, Text ersetzt werden ("Australien").

Zusätzlich lassen sich zur Diagnose oder besseren Übersicht dynamische Informationen wie der angesetzte Stunden- oder Urlaubswert auf den Balken schreiben. Wählen Sie dazu unter Zusätzlich: die gewünschte Option. Eine Musterdarstellung zeigt wie der Balken beschriftet wird.

Da der Mitarbeiter ohnehin nicht zur Verfügung steht lassen wir den wir den Zeitbalken über den ganzen Tag, von 8-20 Uhr laufen. Möchten Sie das anders haben, ändern Sie einfach Beginn und Ende.

5. Schritt: Planung durchführen

Klicken Sie schließlich auf die Schaltfläche Urlaub planen, um den Planungsvorgang zu starten.

Bevor die eigentliche Planung beginnt werden einige Plausibilitätsüberprüfungen durchgeführt. So erscheint eine Rückfrage, wenn Urlaub teilweise oder vollständig in der Vergangenheit geplant werden soll oder über vier Wochen hinausgeht.

Nach erfolgter Planung schließt sich der Assistent. Möchten Sie direkt eine weitere Urlaubsplanung anschließen, markieren Sie einfach das Kontrollkästchen im unteren Bereich. Der Assistent springt dann nach Abschluss der Planung zurück zur Namens- und Zeitraumwahl.