So einfach ist das mit dem Planen

Nun ein paar Worte darüber, wie das Planen grundsätzlich funktioniert. Sie werden sehen, es ist ganz einfach.

Nachdem Sie die ersten Mitarbeiter-Typen und Mitarbeiter angelegt haben, können Sie Ihre Planungen entweder in einer Tages- oder in einer Wochenansicht durchführen. Das prinzipielle Vorgehen ist gleich, und Sie können jederzeit zwischen den beiden Ansichten wechseln.

Öffnen Sie die Planungsmaske über den Menüpunkt PLANUNG -> Tagesansicht bzw. PLANUNG -> Wochenansicht

Am oberen Masken-Rand befindet sich die Symbolleiste für die meisten Steuerungen in der Planung.
In der Tagesansicht können Sie dort direkt das gewünschte Datum eingeben, mit den Pfeiltasten daneben im Datum vor- und zurückblättern oder einen Auswahlkalender erscheinen lassen (siehe weiter unten)

In der Wochenansicht werden stattdessen das Jahr und die KW ausgewählt.

1. Schritt: Datum und Arbeitsbereich

Wählen Sie zunächst das gewünschte Datum aus. Sie können in der Tagesansicht das Datum direkt in das Eingabefeld eintragen, mit den Pfeiltasten links und rechts daneben durch die Daten blättern oder auf den nach unten gerichteten Pfeil klicken und so einen Auswahlkalender öffnen (Siehe auch: Datumseingabe in der Tagesansicht).

Sofern nicht der gewünschte Arbeitsbereich angezeigt wird, wählen Sie diesen nun aus.

Die Ansicht sollte sich neu aufbauen und links unterhalb der Symbolleiste alle für diesen Arbeitsbereich zulässigen Mitarbeiter auflisten. Sofern bereits Planungen für diesen Tag im gewählten Arbeitsbereich existieren, sollten diese ebenfalls angezeigt werden.

2. Schritt: Mitarbeiter-Auswahl

Es gibt mitunter Planungsarten, die nicht für alle Mitarbeitertypen zugelassen sind. Daher muss die Planungs-Arten-Auswahl-Liste oben links in der Symbolleiste "wissen" für wen sie die Planungsarten bereitstellen soll.

Klicken Sie in der Mitarbeiterliste den gewünschten Mitarbeiter an. Spätestens jetzt sollte die Planungs-Arten-Combo links oben in der Symbolleiste von [Mitarbeiter auswählen] auf einen Planungstypen springen. Es wird immer der zuletzt gewählte Planungstyp angezeigt (sofern zulässig) oder der erste in der Liste (das ist normalerweise "Plan normal"). Die Reihenfolge der Planungsarten in der Auswahlliste können Sie in der Zeitbalkendefinition einstellen (-> STAMMDATEN -> Zeitbalken -> Karteikarte Allgemein).

3. Schritt: Wahl der Planungsart

Teilen Sie nun dem Personalplaner mit, was Sie eigentlich planen möchten. Normale Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit, Pause, Fortbildung, etc. Sie können beliebig viele Planungsarten über die Zeitbalkendefinition erstellen und sie an dieser Stelle abrufen. Wählen Sie dazu einfach den gewünschten Planungstypen aus der Dropdown-Liste links oben in der Symbolleiste aus.

4. Schritt: Zeichnen des Zeitbalken

Positionieren Sie nun den Mauszeiger unterhalb der Zeitskala auf den Anfangszeitpunkt des gewünschten Termins. Drücken Sie die linke Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Vom Ausgangspunkt ausgehend bewegen Sie nun die Maus nach rechts. Der Rahmen eines Zeitbalkens erscheint und zwei rote Striche auf der Zeitskala markieren Anfangs- und Endezeit des Termins an. Gleichzeitig werden Ihnen in analoger Form Anfangs-, Endezeit und Dauer links oben unterhalb der Symbolleiste angezeigt.

Wenn Sie den Anfangspunkt nicht genau getroffen haben, macht das gar nichts. Sie können nach dem Erstellen des Termins den Zeitbalken verschieben, verlängern oder auch verkürzen (und natürlich auch wieder löschen).

Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird der Termin erstellt und der Zeitbalken gezeichnet. Gleichzeitig werden die Salden des Mitarbeiters aktualisiert und oben unterhalb der Symbolleiste angezeigt.

Sie können jetzt die Dauer des Termins verändern, indem Sie den Zeitbalken an den seitlichen Rändern mit der Maus verlängern oder verkürzen. Auch hier verändern sich sofort die Dauer des Termins und die Salden des Mitarbeiters.

Wenn Sie den Zeitbalken mehr im inneren Bereich anklicken, können Sie ihn komplett verschieben.

5. Schritt: Bearbeiten eines Zeitbalken

Das grundsätzliche Planen eines Termins ist mit Ende des vierten Schritts abgeschlossen. Sie können aber über ein Kontextmenü auf die Eigenschaften des Termins zugreifen und diese Verändern.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Zeitbalken, öffnet sich ein Kontextmenü.

• Wenn Sie die Option "Zeitbalken bearbeiten" wählen, öffnet sich die Bearbeitungsmaske des gewählten Termins.

  Tipp: In diese Maske gelangen Sie auch mit einem Doppelklick auf den Zeitbalken.

  

  Hier können Sie das Datum und die Zeiten des Termins verändern, die Planungsart ändern, ihn auf einen anderen Mitarbeiter umbuchen oder den Balkentext verändern.
  Wenn Sie etwas ändern, klicken Sie bitte auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen. Wenn Sie Hinzufügen anklicken, wird ein neuer Termin mit den augenblicklich ausgewählten Werten erstellt.

  Über die Schaltfläche Details >> erhalten Sie Zugriff auf weitere Eigenschaften des Zeitbalken wie Zeitwert, Bemerkungen, oder einen Stundensatz. Sie können auch eine feste Pause eingeben, die den Zeitwert, nicht aber die Dauer des Termins beeinflusst.

  

  All diese Eigenschaften können standardmäßig in einer Zeitbalkendefinition hinterlegt werden. Das System merkt sich die Einstellung "mehr" oder "weniger Details" und wird diese Ansicht beim nächsten Aufruf wieder herstellen.

  Tipp: Mit der Taste F2 können sie den Zeitbalkentext direkt ändern und mit Shift-F2 den Kommentar.

• Die Option Zeitbalken löschen tut genau dieses

• Die Option Termin anschließen erscheint abgeblendet, solange vor dem aktuellen, kein anderer Termin geplant ist.

  

  Sobald aber vor einem Termin ein anderer besteht, können Sie mit Hilfe dieser Funktion den Anfang des neuen Termins direkt an das Ende des vorangegangenen anschließen, ohne mühsam den Anschluss treffen zu müssen.

  

• Die Optionen Termin ab jetzt und Termin bis jetzt erscheinen nur dann nicht abgeblendet, wenn das Planungsdatum dem aktuellen Computer-Datum entspricht (also "Heute"). Hiermit können Sie den Personalplaner auch für eine Zeiterfassung bei Projekten verwenden.

• Über die Option Balkendefinition bearbeiten gelangen Sie direkt in die Zeitbalkendefinition. Dabei springt die Maske auf den gewählten Zeitbalkentypen, so dass Sie sofort Änderungen vornehmen können.