Urlaubsübersicht (Einstellungen)

Mit der Version 1.9 hat auch die Urlaubsübersicht eine umfangreiche Konfigurationsmaske bekommen.
Diese erreichen Sie direkt von der Urlaubsübersicht aus oder über den Menüpunkt DRUCKEN -> Bericht-Einstellungen -> Dienstpläne und Urlaubspläne.

Die Konfigurationsmaske verfügt über einige Register und Seiten für die Bereiche des Berichts

Register Seiteneinrichtung

Auf dieser Seite bestimmen Sie die Seitenausrichtung (Hoch- oder Querformat), die Seitenränder und die Begriffe, die Sie als Überschrift und für den "Arbeitsbereich" gedruckt haben möchten. Umfasst Ihre Planung bspw. mehrere Filialen, möchten Sie vielleicht lieber den Begriff "Filiale" dort sehen und bei logischen Einheiten evtl. "Team"

Normalerweise wird der Bericht gemäß der Einstellungen des Windows-Standarddruckers erstellt und gedruckt. Sie können jedoch auf Wunsch auch einen anderen Drucker oder bestimmte Einstellungen für diesen Bericht vorbelegen. Markieren Sie hierzu das Kontrollkästchen Eigenes Drucker-Setup speichern. Die beim nächsten Aufruf vorgenommenen Einstellungen werden dann für zukünftige Ausdrucke festgehalten.

Urlaubsübersicht - Seiteneinrichtung

Register Schriftarten

Hier legen Sie Schriftart, -stil und -größe der einzelnen Bereiche des Berichts fest. Die Zeitbalken der Urlaubsübersicht tragen zwar keine Beschriftung, doch richtet sich ihre Höhe nach der gewählten Schriftart. So können Sie über die Wahl einer anderen Schriftart und Größe die Höhe der Zeitbalken und damit die maximal mögliche Anzahl an druckbaren Zeilen pro Seite beeinflussen.
Die Standard-Schrift kommt in der Urlaubsübersicht nur im Seitenfuß zur Anwendung.

Urlaubsübersicht Schriftarten festlegen

Die folgende Grafik zeigt eine Übersicht über die einzelnen Bereiche des Berichts und die zugehörigen Schriftarten.

Urlaubsübersicht - Aufbau

Um eine Schriftart zu ändern, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche Schriftart ändern. Es öffnet sich dann der Windows-Schriftauswahl-Dialog.

Register Spalten

Sie haben die Möglichkeit die Anzahl der nebeneinander zu druckenden Spalten (= Monate) zu bestimmen. Dabei können Sie sowohl festlegen, wie viele Monate auf einer Seite nebeneinander gedruckt werden, als auch wie viele Monate insgesamt, auch über mehrere Blätter hinweg, nebeneinander gedruckt werden sollen.

Urlaubsübersicht Spalteneinstellung

Angenommen, Sie wählen drei Spalten pro Seite und zwölf Spalten nebeneinander, dann erhalten Sie bei einer Urlaubsübersicht über zwölf Monate vier Seiten (1a, 1b, 1c und 1d) mit je drei Monaten, die Sie nebeneinander legen können. Planen Sie mehr Mitarbeiter, als auf einer Seite untereinander passen, folgen diesen die Seiten 2a, 2b, etc.

Urlaubsübersicht Spalteneinstellung - Ablauf 1

Planen Sie jedoch nur einige wenige Mitarbeiter, ist vermutlich ein Großteil der vier Seiten unbedruckt. Wählen Sie stattdessen drei Spalten pro Seite und sechs Spalten nebeneinander, werden die Monate sieben bis neun wieder auf der ersten Seite gedruckt. Sie erhalten dann zwei Seiten für zwölf Monate.

Urlaubsübersicht Spalteneinstellung - Ablauf 2

der vertikale Abstand mit dem dieser siebente Monat von der Unterkante des ersten gedruckt wird kann durch vertikaler Abstand zwischen den Blöcken bestimmt werden. Dabei wird ein neuer Monatsblock nur auf der aktuellen Seite begonnen, wenn ausreichend Platz für eine bestimmte Anzahl an Spalten vorhanden ist. Die Anzahl der notwendigen Zeilen können Sie über die Option Block auf einer neuen Seite beginnen, wenn... festlegen.
Möchten Sie nicht, dass ein neuer Monatsblock auf der Seite beginnt, markieren Sie das Kontrollkästchen Jeden Block auf einer neuen Seite beginnen

Prinzipiell kann jeder Tag des Jahres gedruckt werden, wenn Sie aber bspw. nur von Montag bis Freitag arbeiten, können die Wochenenden ausgeblendet werden. Entfernen Sie dazu einfach die Häkchen bei Samstag und Sonntag. Werden Wochenenden gedruckt, können sie zur besseren Orientierung im Plan farbig hervorgehoben werden. Alternativ können Sie auch einen anderen Wochentag hervorheben wie z.B. den Montag bei den Friseuren.

In der Kopfzeile wird ein Raster für die einzelnen Tage gezeichnet. Vertikale Linien über den gesamten Plan markieren den Wochenwechsel. Zusätzlich können Sie ein Raster über den Plan zeichnen lassen. Markieren Sie hierzu das Kontrollkästchen Tagesraster drucken

Register Farben

Auf dieser Seite können die Farben für die einzelnen Bereiche des Berichtes gewählt werden. Durch einen Klick auf eines der Farbsymbole öffnet sich der Windows-Farbauswahl-Dialog.
Unterschiedliche Farben der Zeitbalken (Urlaubstage) deuten auf die Wertigkeit dieser Tage hin.

Urlaubsübersicht - Farben festlegen

Urlaube mit einem Tageswert < 0 oder > 1 sind möglich, wenn über die Saldenkorrektur Urlaubstage gewährt oder abgezogen wurden. Der tatsächliche Tageswert wird in der Legende ausgewiesen, wenn im Legendentext der Begriff "Anzahl", eingeschlossen in doppelte spitze Klammern (<<Anzahl>>), enthalten ist.
Sollen derartige Korrekturbuchungen in der Urlaubsübersicht nicht erscheinen, verwenden Sie bei der Korrektur einen gesonderten Zeitbalken, der das Kennzeichen "Planungen mit diesem Zeitbalken nicht drucken" enthält, z.B. den vordefinierten "Frei"-Balken

Zeitbalken können mit einem Farbverlauf dargestellt werden. Das sieht etwas schöner aus, der Ausdruck dauert jedoch etwas länger und PDF-Dateien werden größer.

Zur besseren Orientierung und Deutung kann am unteren Seitenrand eine Legende gedruckt werden. Ist das nicht gewünscht, wählen Sie das entsprechende Kontrollkästchen ab. Für die Anpassung der Legendenbeschriftung finden Sie Eingabefelder neben den Farbflächen.

Urlaubsübersicht Legende

Register Diverses

unter Diverses bestimmen Sie Schreibweise und Breite der Namensspalte und die Erscheinung der Feiertage im Bericht. Feiertage können im Spaltenkopf durch inverse Darstellung hervorgehoben werden, direkt im Planungsbereich erscheinen und am Fuß der jeweiligen Seite in der Legende auftauchen.

Urlaubsübersicht - weitere Einstellungen


Sie haben außerdem die Möglichkeit die Geburtstage Ihrer Mitarbeiter in der Übersicht andrucken zu lassen. Mit Hilfe der Optionsfelder 28. Februar und 1. März bestimmen Sie, wann ein Geburtstag am 29. Februar in einem Nicht-Schaltjahr gedruckt wird.


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