E-Mail Versand-Einstellungen [Prof]

Neben dem E-Mail-Versand über Ihr Mailprogramm, können Sie mit dem Personalplaner Professional auch Dienstpläne direkt aus dem Programm heraus mit personalisiertem Anschreiben an Ihre Mitarbeiter schicken.
Der Versand kann dabei direkt über das integrierte SMTP-Modul oder, sofern installiert und eingerichtet, über Microsoft Outlook^® erfolgen.

Diese Nachrichten werden dann über das Konto des angemeldeten oder des Mitarbeiters, der als Absender fungieren soll, gesendet. Entsprechend ist eine Einrichtung der Versandeinstellungen beim Mitarbeiter notwendig. Neben den reinen Einstellungen für die E-Mail Kommunikation, kann auch eine Signatur (Grußformel und Kontaktdaten) hinterlegt werden.

Wählen Sie zunächst unter dem Register E-Mail-Versand die Art des Versandes. Zur Verfügung stehen hier "kein Versand von E-Mails", "Versand direkt per SMTP" und "Versand per Outlook^®". Im ersten Fall kann über diesen Benutzer keine Mail gesendet werden. Die Wahl einer der anderen beiden Optionen hängt von den Gegebenheiten und Vorstellungen ab. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile.

Hinweis:

Diese Einstellungen sind ausschließlich bei den Mitarbeitern erforderlich, die später als Versender der Nachrichten fungieren sollen. Bei reinen Empfängern ist lediglich der Eintrag der E-Mail-Adresse oben im Adressbereich erforderlich.

Für den Versand per Outlook^® muss Microsoft Outlook in der 32-Bit-Variante installiert und für den aktuellen Rechnerbenutzer eingerichtet sein. Dann ist eine weitere Einrichtung nicht notwendig, denn den eigentlichen Versand der Mail übernimmt Outlook^®. Der Vorteil des Outlook-Versandes liegt in der Integration in Ihre normale E-Mail-Kommunikation, da die gesendeten Mails in Ihrem Ausgangsordner verbleiben. Andererseits kann das aber auch schnell zum Nachteil werden, denn zwei Aussendungen an 250 Personen sorgen für 500 zusätzliche Mails in Ihrem Ausgangsordner. Ein weiterer Nachteil ist die mangelnde Steuerungsmöglichkeit. Outlook versendet nichts unangetastet, was in vielen Fällen aber nicht auffällt.

Beim Versand per SMTP ist die erstmalige Einrichtung aufwändiger. Die Zugangsdaten müssen bekannt sein und eingetragen werden. Dafür besteht die volle Kontrollmöglichkeit über den Inhalt bis zum Versand und es ist auch kein weiteres installiertes E-Mail-Programm erforderlich. Die erledigten Mails werden als Dateien in den Ordnern "Done" (erledigt) oder "Failed" (gescheitert) unterhalb des konfigurierbaren E-Mail-Zentralverzeichnisses abgelegt. Diese Ordner sollten Sie von Zeit zu Zeit kontrollieren und ältere Dateien löschen.

Beim Versand per SMTP ist es auch möglich die Nachrichten versandfertig an zentraler Stelle abzulegen, den eigentlichen Versand aber von einem anderen Rechner durchführen zu lassen. Bei höherem E-Mailaufkommen oder bestimmten IT-Strukturen mitunter eine interessante Alternative. Das Verzeichnis für die Ablage der Nachrichten kann über die Einstellungen unter E-Mail verfassen (Einstellungen) festgelegt werden.

Für den E-Mail Versand per SMTP müssen Sie den angezeigten Namen, die E-Mail-Adresse und den Mailserver (SMTP-Server) angeben. Die meisten Mailserver versenden heute aufgrund des hohen SPAM-Aufkommens keine Mails mehr ohne Anmeldung. Daher wird in den meisten Fällen außerdem die Angabe von Benutzername und Passwort notwendig sein, sowie die Anmelde-Methode - zumeist AUTH LOGIN. Das Passwort wird nicht in Klarschrift dargestellt und muss daher zur Bestätigung zwei Mal eingegeben werden.

Normalerweise erfolgt der Versand unverschlüsselt über den Port 25. Viele Mailserver bieten oder fordern jedoch (auch) den Versand der Nachricht über eine verschlüsselte Verbindung. Eine solche Versandmöglichkeit wird ebenfalls unterstützt. Soll der Versand verschlüsselt erfolgen, wählen Sie die gewünschte Verschlüsselungsart und den dazugehörigen Port. Diese Informationen erhalten Sie von Ihrem Anbieter. Wird Ihnen als Verschlüsselung TLS mitgeteilt ist in der Regel tatsächlich das Verfahren STARTTLS gemeint. Probieren Sie dann zunächst dieses.
Unterstützt werden die Protokolle SSL 2, SSL 3, TLS und STARTTLS. Mit der Wahl eines dieser Protokolle wird der entsprechende Standardport vorbelegt. In der Regel wird dieser passen, kann jedoch frei gewählt werden.

Gültige Konfigurationen für den verschlüsselten Versand über einige bekannte Anbieter finden Sie in der folgenden Tabelle (Stand August 2023, ohne Gewähr):

Erfolgt die Anmeldung am Personalplaner auf Benutzerebene, steht beim Mailversand nur das jeweils eigene Profil zur Verfügung sowie eventuell freigegebene Profile. Um ein Profil für die Verwendung durch andere freizugeben, markieren Sie das Kontrollkästchen am Fuß der Registerkarte.

Für den Versender kann zusätzlich eine Signatur, eine persönliche "Unterschrift", hinterlegt werden, die dann bei jeder Mail automatisch eingepflegt wird. Klicken Sie auf E-Mail Signatur..., um diese Signatur anzulegen oder zu verwalten.