Aufbau der E-Mail


Der Personalplaner verschickt E-Mails im HTML- und Text-Format. Diese E-Mails, setzen sich aus verschiedenen Bestandteilen zusammen: dem Briefpapier, dem eigentlichen Text oder Inhalt, einer Signatur und einem oder mehreren Dateianhängen.

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Das Briefpapier

Egal wer in Ihrem Unternehmen eine E-Mail verschickt, Sie werden wollen, dass die grundsätzliche Erscheinung immer gleich ist. Ein Firmenlogo, das Impressum am Fuß der Mail, Schriftarten und -größen, all das soll einheitlich nach außen getragen werden, wie bei einem geschriebenen Brief auch. Und wie auch bei einem gedruckten Brief, verwenden wir im Personalplaner ein "Briefpapier" als Vorlage, das diese Gestaltungselemente trägt. Eigentlich gibt es sogar zwei "Briefpapiere", eines für HTML- und eines für "nur Text-" Mails.

Findet der Personalplaner am festgelegten Ort kein Briefpapier, öffnet sich ein kleiner Assistent mit dessen Hilfe Sie schnell ein einfaches und funktionierendes Briefpapier erstellen können. Dieser Assistent bietet die Möglichkeit ein Logo oben rechts auf der Mail einzublenden und die Daten für das Impressum zu hinterlegen.

Die weiteren Gestaltungsmöglichkeiten, falls Ihnen das Ergebnis nicht reichen sollte, sind nahezu unbegrenzt. Prinzipiell ist jede Art der HTML-Gestaltung möglich. Theoretisch zumindest. In der Praxis werden Sie feststellen, dass kein E-Mail-Client den Inhalt unverändert darstellt. Web-Clients der großen E-Mail-Provider (GMX, WEB.DE, Yahoo etc.) stellen Ihre HTML-Mail in einer HTML-Seite dar und müssen sicherstellen, dass das auch funktioniert. Zusätzlich werden diese Mails mit unterschiedlichen Browsern betrachtet. Internet-Explorer, Firefox, Safari, etc. Jeder Browser stellt das selbe HTML teilweise unterschiedlich dar. Aber auch normale E-Mail-Programme verändern die HTML-Quelle oder schließen bestimmte Elemente aus. Microsoft's Outlook ® unterstützt beispielsweise seit Version 2007 keine Hintergrundbilder und ignoriert bestimmte "padding"- und "margin-" Befehle, also elementare HTML-Bestandteile. Ihre Mail kann dann noch so schön aussehen, beim Empfänger erscheint sie mitunter ganz anders.
Sie sollten Ihren Entwurf daher unter verschiedenen Bedingungen testen und bei der Gestaltung nicht allzu sehr in die Trickkiste greifen.

Abgesehen davon können Sie jedes HTML-Dokument als Briefpapier verwenden, sofern zwei bestimmte Platzhalter vorhanden sind, die der Personalplaner verwendet.

Die Signatur

Die Signatur umfasst die persönliche Grußformel des Absenders und vielleicht auch dessen Kontaktdaten. Sie könnte folgendermaßen aussehen:

Mit freundlichen Grüßen

Peter Sender
(Geschäftsführung)

Tel: 030-845 777-123
Fax: 030-845 777-321
E-Mail: p.Sender@personalplanung.com

Die Signatur kann im Mitarbeiterstamm bei E-Mail Einstellungen hinterlegt werden (siehe: E-Mail Signatur).

Der Inhalt

Der Inhalt ist der eigentliche Brief, die Nachricht an den Empfänger. Der Inhalt ist normalerweise von Mail zu Mail unterschiedlich. Beim Versand der Dienstpläne bietet sich aber auch das Verwenden gleichartiger Schreiben an. E-Mail-Texte können daher als Vorlagen gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwendet werden. Die Verwendbarkeit solcher Vorlagen erleichtern Platzhalter, die bei der Erstellung der Mail mit konkreten Werten gefüllt werden. Diese Platzhalter sind bestimmte Begriffe, die in doppelte spitze Klammern eingeschlossen werden. Ein solcher Platzhalter ist z.B. die Briefanrede (<<USER_Salutation>>), die bei der Erstellung der Mail durch die Briefanrede des Mitarbeiters ersetzt wird. Über Toolbar und Kontextmenü stehen Ihnen eine Reihe von Platzhaltern zur Verfügung, auch solche für den Zeitraum des angehängten Planes.

Anders als bei Ihrem normalen E-Mail-Programm, bei dem Sie eine Mail an mehrere Empfänger schicken, erstellt der Personalplaner für jeden Empfänger eine separate Mail und rendert auch den Inhalt für jeden einzelnen Empfänger neu. Verwenden Sie Platzhalter, z.B. für die Briefanrede, wird entsprechend jeder Empfänger persönlich angesprochen.

Die Anhänge

Dateianhänge kennen Sie von Ihrem E-Mail-Programm. Da z.B. beim Einzeldienstplan jeder Empfänger aber eine andere Datei erhalten soll, unterscheiden wir zwischen individuellen und gemeinsamen Dateianhängen.

Individuelle Anhänge sind solche, die nur einem Empfänger zugehen. Gemeinsame Anhänge gehen an alle Empfänger. Beim Versand der Einzeldienstpläne an 250 Personen werden tatsächlich 250 verschiedene Anhänge verarbeitet. Schicken Sie mit der gleichen E-Mail auch einen gemeinsamen Dienstplan, werden 251 Anhänge verarbeitet - jeder bekommt dann seinen individuellen Einzeldienstplan und den gemeinsamen Dienstplan.

Normalerweise haben Sie damit nicht viel zu tun. Der Personalplaner regelt das automatisch im Hintergrund.