E-Mail-Versand - Kurzübersicht

Damit Sie Dienstpläne und andere Mails direkt aus dem Personalplaner heraus an Ihre Mitarbeiter schicken können, ist etwas Einrichtung notwendig. Hier die wichtigsten Schritte in Kurzform:

• Tragen Sie im Mitarbeiterstamm (STAMMDATEN -> Mitarbeiter) bei den Mitarbeitern deren E-Mail-Adresse ein. Für Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse können Sie später beim E-Mail-Versand eine Sammeladresse festlegen. Mails an diese Mitarbeiter gehen dann an diese Sammeladresse und können z.B. ausgedruckt und anderweitig verarbeitet werden. Bei dieser Gelegenheit kontrollieren Sie am besten auch gleich die Briefanrede unter dem Register "Weitere".

• Für die eigentlichen Versender der Mails müssen die E-Mail-Einstellungen hinterlegt werden. Dafür gibt es im Mitarbeiterstamm ein Register "E-Mail-Versand". Der Versand für den gewählten Mitarbeiter kann direkt per SMTP oder via Outlook^® erfolgen. Beim Versand über Outlook ist weiter nichts zu konfigurieren; Voraussetzung ist natürlich ein vorhandenes und eingerichtetes Microsoft Outlook^®. Die Versandoption "SMTP-Versand" erfordert die Angabe der genauen Versandeinstellungen, wie Sie in Ihrem E-Mail-Client auch hinterlegt sind.
  
  Hinweis:
  

  Diese Einstellungen sind ausschließlich bei den Mitarbeitern erforderlich, die später als Versender der Nachrichten fungieren sollen. Bei reinen Empfängern ist lediglich der Eintrag der E-Mail-Adresse oben im Adressbereich erforderlich.

  
  Unter diesem Register finden Sie auch eine Schaltfläche zur Einrichtung der individuellen Signatur, also das "Mit freundlichen Grüßen,... Telefon, E-Mail... " des versendenden Mitarbeiters. Das allgemeine Impressum am Fuß der Mail wird mit dem "Briefpapier" gespeichert und muss hier nicht erfasst werden. Sie können eine Signatur für den HTML- und eine für den Nur-Text-Teil der Mail hinterlegen.

• Die PDF-Dateien für den Versand per Mail werden automatisch erstellt. Ein vorheriges Erstellen dieser Dokumente ist nicht erforderlich.

• Beim ersten Aufruf des E-Mail-Versandes öffnet sich ein kleiner Assistent für die Anlage des "Briefpapiers". Sie sollten die Daten für das Impressum und, sofern Sie mögen, ein Logo für die rechte obere Ecke parat haben. Dieser Assistent erstellt zwei Dateien: eine TEMPLATE_HTML.HTM für HTML-Mails und eine TEMPLATE_PLAIN.TXT für Nur-Text-Mails. Diese Vorlagen werden im Unterverzeichnis TEMPLATES\ abgelegt und können von Ihnen verändert werden. Über die E-Mail-Einstellungen können auch Ort und Dokument frei gewählt werden. Wichtig sind nur die zwei Platzhalter für die eigentliche Nachricht und die Signatur. Schauen Sie sich daher am besten die bestehenden Vorlagen an, wenn Sie eigene entwerfen.

• Neben dem Dienstplan-Anhang, der beim Aufruf automatisch erstellt und hinzugefügt wird, können zu einer Mail weitere Anhänge per Drag&Drop oder über die Toolbar hinzugefügt werden. Wir unterscheiden zwei Arten von Anhängen: Benutzer-Anhänge und gemeinsame Anhänge. Wenn Sie z.B. einen Einzeldienstplan an 250 Mitarbeiter schicken, gibt es 250 unterschiedliche PDF-Dateien und jeder Empfänger wird seinen Einzeldienstplan erhalten. Senden Sie mit dieser Mail außerdem einen Gesamtplan, wird dieses eine PDF-Dokument an alle 250 Mitarbeiter über den gemeinsamen Anhang geschickt.

• Beim Schreiben der Mail können Sie auf Vorlagen zurückgreifen und auch neu verfasste Mails für eine spätere Verwendung als Vorlage speichern. Nach der Installation stehen Ihnen bereits zwei einfache Vorlagen zur Verfügung: "[Standard]" und "Dienstplan (Monat)". Wenn Sie eine dieser Vorlagen auswählen, sehen Sie bereits, dass Ihnen für das Schreiben auch Platzhalter zur Verfügung stehen wie z.B. die Briefanrede. Diese Platzhalter müssen nicht auswendig gelernt werden, Sie können über die Toolbar oder das Kontextmenü bequem ausgewählt werden.

• Die Empfänger der Mail werden beim Einzeldienstplan automatisch vorgegeben; es werden die Mitarbeiter ausgewählt, für die auch die Pläne erstellt wurden. Mitarbeiter, die Sie nachträglich auswählen, erhalten zwar die Mail, jedoch ohne den Dienstplan. Bei Plänen ohne vorherige Mitarbeiterauswahl wählen Sie die Empfänger bitte über die Schaltfläche.

• Eine Vorschau auf die fertige Mail erhalten Sie über das Register am Fuß der Maske. Sobald Sie auf "HTML" oder "Nur Text" wechseln wird die Mail gerendert und in der Vorschau angezeigt. Zusätzlich erscheint unten eine Laufleiste über die eine Vorschau Mitarbeiter-Mails möglich ist. Für den gewählten Empfänger lassen sich in diesem Modus auch weitere Benutzter-Anhänge hinzufügen, also Dateien, die nur dieser eine Empfänger erhält.