E-Mail verfassen

Mit einem Klick auf die Schaltfläche für die E-Mail-Erstellung in der Seitenansicht werden die entsprechenden PDF-Dateien erstellt und es öffnet sich der Dialog für das Erfassen einer E-Mail.

Dienstplan, Arbeitsplan, Personalplanung, Urlaubsplanung, Schichtplan

Absender

Als Absender stehen alle im Mitarbeiterstamm entsprechend eingerichteten Personen zur Verfügung. Die Auswahl eines Absenderprofils bestimmt auch automatisch Versandart (SMTP oder Outlook®), Absenderadresse und die Signatur ("Mit freundlichen Grüßen...").
Ist für den Personalplaner die Anmeldung auf Benutzerebene aktiviert, stehen dem Benutzer nur sein eigenes sowie ggf. für alle freigegebene Versandprofile zur Verfügung.

Vorlage

Jede E-Mail basiert auf einer Vorlage. Die Vorlage bietet bereits einen mehr oder minder vorbereiteten Inhalt. Zwei Vorlagen werden bei der Installation automatisch angelegt - "[Standard]" und "Dienstplan (Monat)". Die Vorlage "[Standard]" besteht lediglich aus dem Platzhalter für die Briefanrede, ist also weitgehend leer. "Dienstplan (Monat)" enthält bereits etwas Text und einen Betreff und zeigt Ihnen, wie Platzhalter im Text und im Betreff verwendet werden können.

Über die Toolbar oder das Kontextmenü kann die aktuell von Ihnen verfasste Mail die aktuelle Vorlage überschreiben oder als neue Vorlage gespeichert werden.

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Empfänger

Über diese Schaltfläche können die Empfänger der Mail gewählt werden. Es stehen alle im Personalplaner angelegten Mitarbeiter als potentielle Empfänger zur Verfügung. Ist für einen Mitarbeiter keine E-Mail-Adresse hinterlegt, erfolgt der Versand an eine Sammeladresse. Diese Sammel-Adresse kann über die Einstellungen (rechte Schaltfläche in der Toolbar) festgelegt werden. Auf Wunsch kann auch eine Warnung erfolgen, wenn Empfänger ohne hinterlegte Adresse ausgewählt wurden.

Betreff

Einen Betreff kennen Sie von Ihrem "normalen" E-Mail-Programm. Hier im Personalplaner kann dieser Betreff auch Platzhalter enthalten, die bei der eigentlichen Erstellung dann umgesetzt werden. Ein Betreff "Dienstplan für <<REPORT_DateFrom7OffMonthText>> <<REPORT_DateFrom7OffYear>>" erscheint dann beim Empfänger beispielsweise als "Dienstplan Februar 2012".
Sie sollten grundsätzlich immer einen Betreff verwenden. Erstens weiß der Empfänger dann sofort worum es sich handelt und zweitens stufen einige E-Mail-Systeme Nachrichten ohne Betreff als SPAM ein und fischen sie mitunter heraus.

Das Schreiben der Nachricht erfolgt wie gewohnt. Über das Kontextmenü können Sie dabei Gebrauch von den Platzhaltern machen, notwendig ist das jedoch nicht. Die Mail wird später als HTML-Mail verschickt und entsprechen können Sie von HTML-Gestaltungselementen wie Fett- oder Kursivschrift, unterschiedlichen Schriftgrößen und Styles Gebrauch machen. Dabei sind ein paar HTML-Grundbegriffe hilfreich. Ein Text eingeschlossen in <b> </b> stellt ihn beispielsweise fett dar.
Derartige Gestaltungsmerkmale sehen jedoch Empfänger, die keine HTML-Mails unterstützen oder abgeschaltet haben nicht. Sie erhalten die "Nur-Text"-Variante, die automatisch mit erstellt und verschickt wird.

Auch wenn es letztendlich um den Versand der Dienstpläne geht, nutzen Sie dieses Medium der Kommunikation und schreiben Sie ein paar Zeilen; vielleicht zur vergangenen Periode oder auch über Dinge, die bei den aktuellen Plänen zu beachten sind.

Ist die Nachricht fertig, oder auch zwischendurch, können Sie zur HTML- oder Nur-Text-Vorschau wechseln, indem Sie das entsprechende Register am Fuß des Dialogs anklicken.
Bei mehreren Empfängern erscheint dann auch eine Laufleiste mit der die einzelnen Empfänger durchgeblättert werden können.

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Ist das Ergebnis zufriedenstellend, wird der Versand mit einem Klick auf "Senden" gestartet.