E-Mail verfassen [Einstellungen]

In diesen Dialog gelangen Sie über die Schaltfläche Einstellungen in der Toolbar des Dialogs "E-Mail verfassen..."

Register E-Mail Erstellung

Hier kann das zu verwendende Briefpapier gewählt und das Verhalten beim Versand an Mitarbeiter ohne hinterlegte E-Mail-Adresse bestimmt werden.

Das "Briefpapier" für HTML- und Nur-Text-Mails wird beim Ersten Aufruf des E-Mail Versandes mit Hilfe eines kleinen Assistenten automatisch erstellt und im Unterverzeichnis TEMPLATES\ unterhalb des Personalplaner-Installationsverzeichnisses (Windows 2000 / Windows XP) oder unterhalb von Öffentlich\Öffentliche Dokumente\DD-Tech\Personalplaner\ (Windows Vista / Windows 7). Sie können jedoch andere Briefpapiervorlagen oder Ablage-Orte wählen. Bei Mehrbenutzerzugriff in einem Computernetzwerk bietet es sich an diese Dokumente einmalig an zentraler Stelle abzulegen und darauf zuzugreifen.

Dienstplan, Arbeitsplan, Personalplanung, Urlaubsplanung, Schichtplan

Werden Mitarbeiter ohne hinterlegte E-Mail-Adresse ausgewählt erfolgt normalerweise eine Meldung. Diese Meldung kann abgeschaltet werden, wenn eine Sammeladresse eingerichtet ist, an die diese Nachrichten dann geschickt werden.

Register SMTP-Versand

Beim Versand über SMTP werden die Nachrichten zunächst erstellt und in einem Ausgangsordner abgelegt. Standardmäßig wird zu diesem Zweck ein Verzeichnis unterhalb des lokalen TEMP-Verzeichnisses des aktuellen Benutzers angelegt. Die Wahl eines anderen Ortes ist jedoch möglich.

Dienstplan, Arbeitsplan, Personalplanung, Urlaubsplanung, Schichtplan

Unterhalb dieses Verzeichnisses werden die Nachrichten in Ordnern Pending (Wartend), Done (erfolgreich versendet) oder Failed fehlgeschlagen abgelegt. Diese Ordner sollten Sie von Zeit zu Zeit kontrollieren und ggf. bereinigen. Über Verzeichnis öffnen kann das Verzeichnis im Windows-Explorer verwaltet werden.
Ist es beim Versand zu Fehlern gekommen oder wurde die Option Erweiterte Protokollierung aktiviert, befindet sich in diesem Verzeichnis auch ein Protokoll mit zusätzlichen Informationen.
Die erweiterte Protokollierung zeichnet die gesamte Kommunikation mit dem SMTP-Server auf und kann bei Versandproblemen zu Hilfe genommen werden. Nach dem Aktivieren oder Deaktivieren dieser Option sollte der Personalplaner neu gestartet werden.

Der eigentliche Versand erfolgt nach Fertigstellung im Hintergrund, damit Sie mit dem Personalplaner weiter arbeiten können. Alternativ kann der Versand auch vollständig unterbleiben, wenn das zu einem späteren Zeitpunkt oder (bei zentraler Ablage) von einem anderen Rechner aus erfolgt. Der lokale Rechner steht dann sofort nach dem Erstellen der Nachrichten für andere Aufgaben zur Verfügung oder kann heruntergefahren werden. Entfernen Sie das Häkchen bei E-Mails direkt verschicken, wenn der Versand nicht oder durch eine andere Anwendung erfolgen soll.

Manche E-Mail-Server stufen viele gleichartige und in kurzem Zeitabstand eintreffende Mails als SPAM ein und reagieren entsprechend. Das letzte was Sie wollen ist, dass einer der großen E-Mail-Provider Ihre Mails als SPAM einstuft und Sie als Absender möglicherweise sogar in weltweite SPAM-Listen einträgt. Der Personalplaner verschickt daher die bereit liegenden E-Mails in kleineren Paketen und mit kurzen Pausen zwischen den Sendefolgen. Außerdem kann sich nebenbei auch der Rechner zwischendurch etwas erholen. Die Paketgröße und notwendige Pausenzeit hängt natürlich auch von der Internetverbindung und der Verbindung zu Ihrem Mailserver ab.

Die Einstellungen unter diesem Register haben keinen Auswirkung auf den Versand von Nachrichten per Outlook.