Erstellen des Briefpapiers

Alle E-Mails werden auf Basis einer allgemeinen Vorlage erstellt, das wir "Briefpapier" nennen. Dieses Briefpapier bestimmt die generelle Erscheinung der E-Mail, was besonders bei HTML-Mails von Bedeutung ist. Es bestimmt z.B. die zur Anwendung kommende Schriftart, zeigt das Firmenlogo an bestimmter Stelle und die allgemeinen Firmen-Kontaktdaten oder das Impressum.

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Das Briefpapier wird automatisch geladen, wenn Sie eine E-Mail verfassen oder die Signatur eines Mitarbeiters bearbeiten. Wird kein Briefpapier gefunden, also z.B. beim ersten Aufruf nach der Installation, öffnet sich ein Dialog, mit dessen Hilfe Sie ein einfaches Briefpapier erstellen können.

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Handelt es sich um eine Neuinstallation oder haben Sie bereits ein Briefpapier an zentraler Stelle im Netzwerk abgelegt, klicken Sie bitte auf Bestehende Vorlage laden... und wählen die Dokumente über die Einstellungen des E-Mail Versandes. Andernfalls geben Sie bitte die Informationen für den Fuß der E-Mail ein. Sie können natürlich auch direkt auf Erstellen klicken und erhalten dann ein leeres Briefpapier.

Hinweis:

Eine Word- oder PDF-Datei ist als Briefpapier ungeeignet. Es muss sich um eine Datei im HTML- oder Textformat handeln.

Wenn Sie ein Logo auf der E-Mail verwenden möchten, markieren Sie Logo oben rechts einbinden und wählen dann die zu verwendende Datei. Achten Sie auf die Dateigröße der Grafikdatei. Sie wird mit jeder E-Mail mitgeschickt.

Mit dem Klick auf Erstellen werden zwei Vorlagendateien angelegt; eine für den HTML- und eine für den "Nur-Text"-Teil der Nachricht. Diese Dateien TEMPLATE_HTML.HTM und TEMPLATE_PLAIN.TXT werden im Unterverzeichnis TEMPLATES\ abgelegt und können von Ihnen für eine weitere Gestaltung bearbeitet werden. In Windows Vista und Windows 7 finden Sie diesen Ordner unterhalb von Öffentlich\Öffentliche Dokumente\DD-Tech\Personalplaner oder C:\Users\Public\Documents\DD-Tech\Personalplaner, wenn Ihnen die tatsächlichen Pfade angezeigt werden.

Eine weitergehende Bearbeitung der Nur-Text-Vorlage ist unproblematisch, aber die Gestaltung der HTML-Vorlage erfordert Kenntnisse in HTML und sollte von Ihrem Administrator oder Internet-Dienstleister vorgenommen werden. Alternativ können Sie ein speziell gestaltetes Briefpapier auch von uns erhalten.

Prinzipiell kann jede Text oder HTML-Datei als Vorlage dienen, sofern einige Faktoren berücksichtigt werden. Unter dem Punkt "Aufbau der E-Mail" wurde bereits auf die Probleme unterschiedlicher Clients und Browser eingegangen. Wichtig ist nur, dass beide Dateien jeweils zwei Platzhalter enthalten, die der Personalplaner beim Erstellen durch den Nachrichtentext und die Signatur ersetzt.
Fügen Sie den Platzhalter <<pcBody>> im Dokument an der Stelle ein, an der später der eigentliche Nachrichtentext stehen soll und <<pcSignature>> an der Position für die Signatur.

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