Pausen-Assistent

Pausen mit fester Länge oder dynamisch in Abhängigkeit von der Planungsdauer können bei der Zeitbalkenkonfiguration direkt bei den einzelnen Tätigkeiten hinterlegt werden. Sie werden dann bei der Planung automatisch von den Zeiten abgezogen und müssen nicht explizit ausgewiesen werden. Die tatsächlichen Pausen stimmen die Mitarbeiter dann untereinander ab.

In einigen Fällen ist die genaue Planung fester Pausen jedoch notwendig oder ausdrücklich gewünscht. Derartige Pausen nachträglich in eine bestehende Planung zu integrieren und auf die Mitarbeiter zu verteilen erfordert einiges an Planungsaufwand. Darum gibt es in der Professional-Version einen Assistenten zur Unterstützung.

Dieser Assistent ist im Menü unter dem Punkt PLANUNG -> Assistenten... zu finden und greift auf eine bestehende Planung wie der folgenden zurück.

Dienstplan, Arbeitsplan, Personalplanung, Urlaubsplanung, Schichtplan

In diese Planung werden an festgelegten Stellen die entsprechenden Pausen eingefügt. Das Ergebnis ist dann eine solche Planung:

Dienstplan, Arbeitsplan, Personalplanung, Urlaubsplanung, Schichtplan

Wählen Sie nach dem Aufruf des Assistenten zunächst das gewünschte Datum und den Zeitraum, auf den die Pausen verteilt werden sollen. Die erste Zeit bestimmt den Zeitpunkt der ersten Pause, die zweite begrenzt den Zeitraum zum Abend hin, kann aber weitgehend frei gewählt werden.
Der gewählte Zeitraum bestimmt die für die Pausenplanung in Betracht kommenden Mitarbeiter.
Soll die Pausenplanung in einer einzelnen Abteilung und mit einer bestimmten Personengruppe erfolgen, kann die im nächsten Schritt anstehende Auswahl bereits hier vorab eingeschränkt werden.

Dienstplan, Arbeitsplan, Personalplanung, Urlaubsplanung, Schichtplan

Mit einem Klick auf Weiter erfolgt die Auswahl der passenden - sprich im gewählten Zeitraum verplanten - Mitarbeiter. Die Personen werden in der rechten Liste (Auswahl) aufgeführt.

Mitarbeiter und Planungen, die bei der Pausenverteilung nicht berücksichtigt werden sollen, können per Doppelklick, Drag&Drop oder mit Hilfe der Pfeil-Schaltflächen in die linke Liste (Optionen) befördert und damit ausgeschlossen werden.

Werden nacheinander mehrere Pausen geplant, erfolgt die Vergabe entsprechend der Mitarbeiterreihenfolge in der Liste. Über die Auswahlliste "Sortierung" ist der Aufbau der Liste nach Namen, Anfangszeit oder der festgelegten Mitarbeitersortierung möglich. Die Schaltfläche links neben dem jeweiligen Namen ermöglicht auch manuelle Korrektur der Reihenfolge.

Dienstplan, Arbeitsplan, Personalplanung, Urlaubsplanung, Schichtplan

Nach Auswahl und Sortierung der gewünschten Mitarbeiter geht es mit Weiter zum nächsten Schritt.

"Pause" wird in aller Regel die in Frage kommende Tätigkeit für die Pausenplanung sein. Alternativ kann an dieser Stelle jede Tätigkeit mit einem festen Zeitwert von 0 und dem Kennzeichen "abwesend" gewählt werden.
Zusätzlich kann die Option [Keine (Lücke)] gewählt werden, um statt der Planung eines Termins für die Pause eine Lücke zu schaffen.

"Dauer der Pause" bezeichnet die Länge einer jeden Pause. Gehen gleichzeitig mehrere Personen in die Pause, legen Sie die entsprechende Anzahl an Mitarbeitern fest.
Der "Abstand zwischen den Pausen" bezeichnet die Zeit zwischen den Pausenblöcken, wenn kein fliegender Wechsel erfolgt. Bei einem positiven Wert gibt es Zeit für eine Übergabe bei einem negativen Wert überschneiden sich die Rückkehr des einen und das Fortgehen des nächsten Mitarbeiters.

Im folgenden Beispiel gehen von vier Personen jeweils zwei in eine dreißigminütige Pause mit einer Wechselzeit von fünf Minuten.
Eine Vorschau zeigt die anstehende Verteilung der Pausen auf die verschiedenen Personen und Zeiten.

Dienstplan, Arbeitsplan, Personalplanung, Urlaubsplanung, Schichtplan


Sollen im Anschluss weitere Pausen geplant werden markieren Sie die Option "Weitere Pausen im Anschluss planen" und starten Sie die Planung durch Anklicken von "Planung".