Personen aus Outlook importieren [Prof]

Möchten Sie im Personalplaner Professional bei der Anlage neuer Mitarbeiter auf Kontakte aus Microsoft Outlook® zurückgreifen, öffnen Sie den Mitarbeiter-Assistenten über STAMMDATEN -> Assistenten... -> Mitarbeiter oder einen Klick auf "Neu" im Mitarbeiterstamm und wählen Sie die Schaltfläche Outlook-Kontakte....

Es öffnet sich nun ein Dialog und es wird versucht eine Verbindung zu Outlook® herzustellen. Outlook® muss natürlich auf dem System installiert und eingerichtet sein. Andernfalls erfolgt eine Meldung.

Das Standard-Adressbuch "Kontakte" wird vorausgewählt. Andere, unterhalb von "Kontakte" liegende Adressbücher können links über die Auswahl-Liste gewählt werden.

Dienstplan, Arbeitsplan, Personalplanung, Urlaubsplanung, Schichtplan

Wählen Sie nach dem Adressbuch die gewünschte Anschrift. Outlook® kennt die Anschriften Privat, Geschäftlich, Andere und die Postanschrift, wobei die Postanschrift normalerweise eine Kopie der Anschrift mit dem Häkchen "Dies ist die Postanschrift" ist. Klicken Sie dann auf Aktualisieren (das Refresh-Symbol), um die Kontakte in die Vorauswahl zu laden. Sind die gewünschten Anschriften nicht dabei, versuchen Sie es mit einer der anderen und klicken Sie wieder auf Aktualisieren.
Es ist möglich, dass keine der gewählten Anschriften, die Adresse so zeigt, wie Sie es erwarten. Neben den Feldern Strasse, Postleitzahl und Ort führt Outlook® ein kompaktes Feld Anschrift für jede der Adressen. In einigen Fällen ist nur dieses Feld gefüllt oder es steht die vollständige Anschrift im Feld Strasse. Möglicherweise hängt es davon ab, ob ein Kontakt direkt in Outlook® erfasst oder über eine Synchronisierung, z.B. mit einem Mobiltelefon, eingespielt wurde.
Durch Markieren des Kontrollkästchens Anschrift lässt sich auch das kompakte Anschrift-Feld. Unglücklich gefüllte Datensätze können in Outlook® korrigiert und über Aktualisieren neu angezeigt werden.

Wurden bereits Datensätze aus Outlook® eingespielt, können diese über nur neue aus der Auflistung ausgeschlossen werden.

Mit Übernehmen wird der jeweils angewählte Satz in den Mitarbeiter-Assistenten übernommen. Informationen wie Anschrift, Geburtsdatum oder Bemerkungen werden im Assistenten selbst nicht abgefragt, aber dennoch an den Mitarbeiterstamm durchgereicht und mit der Anlage eines neuen Mitarbeiters gespeichert.

Alternativ zu diesem Import bietet die Professional-Version auch die Möglichkeit Kontakte aus Microsoft Excel® zu importieren.