Personen aus Excel importieren [Prof]

Neben dem Import von Mitarbeiterdaten aus Microsoft Outlook® kann im Personalplaner Professional auch ein Import aus einer Excel®-Tabelle erfolgen, sofern Microsoft Excel® auf dem PC installiert ist. Öffnen Sie dazu den Mitarbeiter-Assistenten über STAMMDATEN -> Assistenten... -> Mitarbeiter oder einen Klick auf Neu im Mitarbeiterstamm und wählen Sie die Schaltfläche Excel-Kontakte....

Dienstplan, Arbeitsplan, Personalplanung, Urlaubsplanung, Schichtplan

Zur Auswal einer Datei als Quelle verwenden Sie die Schaltfläche ... oder ziehen Sie die Datei aus dem Windows-Explorer einfach auf den Dialog. Klicken Sie dann auf Einlesen.

Die möglichen Spaltenüberschriften bekommen sie über die Schaltfläche Spalten... angezeigt. Für die meisten Felder sind verschiedene Spaltenüberschriften zulässig. So kann der Nachname mit Nachname, Name, Surname oder Lastname überschrieben sein. Groß-klein-Schreibung wird bei den Überschriften ignoriert.

Dienstplan, Arbeitsplan, Personalplanung, Urlaubsplanung, Schichtplan

Es müssen nicht alle Spalten vorhanden sein. Beim Import werden später nur die zur Verfügung gestellten Spalten berücksichtigt. Gibt es bspw. keine Spalte für die Personalnummer, wird diese vom System automatisch generiert.
Bei einigen Spalten, wie der Anrede oder dem Geschlecht finden Sie außerdem Hinweise über gültige Zellenwerte.

Mitarbeitertyp, -Gruppe und Arbeitsbereich werden beim Einlesen validiert. Pro Person können mehrere Arbeitsbereiche oder Gruppen angegeben werden, wenn sie durch ein Semikolon (;) voneinander getrennt werden.
Arbeitsbereiche können wahlweise mit der Bezeichnung oder der Nummer angegeben werden. Eine Mischung ist ebenfalls zulässig. Eine Zelle mit "Mariengasse; 07" wird korrekt identifiziert als "05-Mariengasse; "07-Informationstheke" (sofern diese Bereiche bei Ihnen angelegt sind).

Kann ein Bereich, Typ oder eine Gruppe nicht zugeordnet werden, wird die Angabe in der Vorschau in Klammern dargestellt. Die folgende Abbildung zeigt einen Mitarbeiter mit einem Buchstabendreher beim Arbeitsbereich und einer der angegebenen Mitarbeitergruppen (Mareingasse und Taemleitung statt Teamleitung).

Dienstplan, Arbeitsplan, Personalplanung, Urlaubsplanung, Schichtplan

Sollstunden und Anfangssalden können dezimal oder im Zeit-Format angegeben werden (40,5 oder 40:30).

Mit Übernehmen wird der jeweils angewählte Satz in den Mitarbeiter-Assistenten übernommen. Informationen wie Anschrift, Geburtsdatum oder Bemerkungen werden im Assistenten selbst nicht abgefragt, aber dennoch an den Mitarbeiterstamm durchgereicht und mit der Anlage eines neuen Mitarbeiters gespeichert.