Grundeinstellungen

Über die Grundeinstellungen werden allgemeine Parameter festgelegt.

Sie erreichen diesen Programmpunkt über das Menü STAMMDATEN -> Grundeinstellungen.

Register Tage

Legt die in Ihrem Betrieb üblichen Arbeitstage fest. Diese Einstellung wird. z.B. bei der Neuanlage von Mitarbeitern verwendet. Unabhängig von der hier gemachten Einstellung, sind Planungen an allen sieben Wochentagen möglich.

Register Urlaub

Über dieses Register bestimmen Sie, wann der Urlaub des Vorjahres verfällt. Neben den einzelnen Monaten sind auch die Optionen "Sofort" und "Nie" möglich.

Register Standard-Dienstplan

Wenn Sie Ihrer Planung einen allgemeinen Standard-Dienstplan zu Grunde legen möchten, bezeichnen die Datumsfelder den Zeitraum, der für die allgemeine Musterplanung verwendet werden soll. Über die Schaltfläche Planung öffnen können Sie direkt in die Wochenansicht dieses Zeitraumes wechseln.

Register Diverse

Über dieses Register werden die Standardschreibweise der Mitarbeiternamen und Bereiche innerhalb des Programmes festgelegt.
Außerdem lässt sich eine Planungsansicht festlegen, die beim Start des Personalplaners automatisch aufgerufen werden soll.

Register Zeiten-Picker

Bei fast allen Eingabefeldern für Zeiten innerhalb des Personalplaners kann eine Eingabehilfe verwendet werden. Über dieses Register wird festgelegt, ob sich dieser "Zeiten-Picker" bei einem einfachen oder einem Doppeklick auf das Eingabefeld öffnet.

Register PDF-Dateien

Über dieses Register kann im Personalplaner Professional das Stammverzeichnis für die Ablage von PDF-Dokumenten sowie der Generator für die PDF-Erstellung festgelegt werden. Unterverzeichnisse für die unterschiedlichen Berichte und Dienstpläne lassen sich bei den jeweiligen Berichteinstellungen festlegen.

Als Generatoren werden, neben dem sehr schnellen integrierten Generator, derzeit außerdem der Acrobat Distiller und FreePDF unterstützt.

Register Benutzeranmeldung

Über dieses Register wird eine eventuelle Zugangsbeschränkung zum Personalplaner eingestellt. In der Standard-Version ist der Zugang über ein gemeinsames Passwort möglich.
Im Personalplaner Professional kann darüberhinaus der Zugang auch auf Mitarbeiterebene erfolgen. Jeder Benutzer erhält dann einen eigenen Benutzernamen und Passwort. Diese werden im Mitarbeiterstamm bei der entsprechenden Person hinterlegt. Zusätzlich kann die Anmeldung in diesem Modus auch automatisch über den Anmeldenamen im Netzwerk erfolgen, wenn der jeweilige Netzwerkname hinterlegt ist.

Register Pausenüberwachung

Bei Verwendung von Zeitbalken mit dynamischer Pause (Siehe: Zeitbalken/Tätigkeiten), wird eine Pause in Abhängigkeit der Dauer des Termins abgezogen. Standardmäßig sind das 30 Minuten bei Terminen über sechs und 45 Minuten bei Terminen über neun Stunden Dauer.
Werden bei der Planung mehrere aufeinanderfolgende Termine über den Tag verwendet, greifen die Pausenregeln nicht, da die Termine isoliert betrachtet werden.

Für diese Fälle kann eine Tagesüberwachung aktiviert werden. Bei aktivierter Überwachung wird der gesamte Tag betrachtet und die Pausenregelungen auch bei mehreren aufeinanderfolgenden oder durch Pausen getrennten Terminen zur Anwendung gebracht.

Im folgenden Beispiel wird vom zweiten Termin eine Pause von 30 Minuten abgezogen, obwohl der Termin selbst nur eine Dauer von zwei Stunden hat. Zusammen mit dem davor liegenden "Dienst" von fünf Stunden Dauer werden aber die sechs Stunden überschritten und die Zwangspause von 30 Minuten fällt an.

Die Mindestdauer bezeichnet die Zeit, ab der eine Arbeitsunterbrechung als Ruhepause gezählt wird. 15 Minuten ist hier der Standardwert. Dieser Wert kann dann interessant sein, wenn der Personalplaner zusammen mit der Zeiterfassung ppTimeStamp verwendet wird und kurze Raucherpausen nicht als Ruhepausen angerechnet werden sollen.

Über die Maximallänge wird die Unterbrechungsdauer festgelegt, ab der eine neue Berechnung erfolgen soll. Der Standardwert von 180 Minuten wird in nahezu allen Fällen passen.
Denkbare Ausnahme ist eine geplante Abendveranstaltung, die mit einigem Abstand einen normalen Arbeitstag abschließt. Beträgt dieser Abstand zum normalen Dienst drei Stunden oder weniger und würden auch hier dynamische Pausen angesetzt, würde vom normalen Dienst keine Pause abgezogen werden, da die längere Unterbrechung als Pause gedeutet werden würde.

Bruttozeit-Ansatz verwenden bestimmt, auf welcher Basis Pausenzeiten ermittelt und angesetzt werden.

Arbeitet eine Person von 8:30 Uhr bis 17:45 Uhr mit einer 30 minütigen Pause zwischen 13:30 Uhr und 14:00 Uhr, hat sie bei Verwendung der Netto-Methode 5h + 3:45h, also 8:45h gearbeitet und liegt damit unterhalb von 9h. Die 30 Minuten Pause sind ausreichend.

Nach dem Bruttozeit-Ansatz wären hingegen Ruhepausen von insgesamt 45 Minuten erforderlich. Basis sind hier 9:15h (8:30 Uhr bis 17:45 Uhr).

Da tatsächlich nur 30 Minuten Pause genommen wurden, werden in diesem Fall weitere 15 Minuten vom zweiten Arbeitsabschnitt abgezogen.

Je nach Planungsmethode, lassen sich andere Ergebnisse durch Anpassung der Pausenregeln erzielen.
Die Netto-Zeit-Methode ist die neue Standardeinstellung.

Über die Analyse lässt sich die Verwendung der Pausenregeln kontrollieren und ggf. korrigieren.

Werden bei Nachtschichten nach Mitternacht Pausen genommen und über die Zeiterfassung gebucht oder manuell nachgepflegt, kann in der Professional-Version eine Tageserkennung aktiviert werden. Die Planung wird dann als zusammenhängend erkannt, auch, wenn sich die Teilstücke auf zwei Kalendertage verteilen. Die Ruhezeit, nach der ein Tageswechsel erkannt wird, ist mit acht Stunden vorbelegt, kann aber eingestellt werden.

Register Erscheinung

Über dieses Register kann die Hintergrundfarbe der Personalplaner-Anwendung festgelegt werden. Zur Auswahl einer Farbe klicken Sie auf die Farbfläche und wählen Sie die gewünschte Farbe in dem sich dann öffnenden Dialog.

Register Kostenstellen

Jeder einzelne Termin kann an eine Kostenstelle gebunden werden. Die Kostenstelle wird beim Erstellen der Planung anhand der Vorgabe in der Balkendefinition gesetzt. Wird die Tätigkeit nachträglich geändert, erfolgt standardmäßig dabei auch die Anpassung der Kostenstelle an die neue Aufgabe. Soll in so einem Fall die einmal festgelegte Kostenstelle bestehen bleiben, kann die Option Kostenstelle bei Tätigkeitswechsel beibehalten gewählt werden.