Saldenausgleich

Wenn Sie die Arbeit mit dem Personalplaner beginnen, haben die meisten Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl an Über- oder Minderstunden. Diesen Anfangssaldo können Sie im Mitarbeiterstamm hinterlegen und damit dem Personalplaner eine Anfangs-Rechengröße mitteilen.

Auch später im Betrieb gibt es manchmal Gründe den Saldo auf einen bestimmten Wert (neu) festzulegen. So werden beispielsweise Überstunden, die auf Grund der Auftragslage nicht durch Minderarbeit kompensiert werden können, oft durch Ausbezahlen abgegolten. Auch hier kann der Saldo mit Hilfe des Anfangssaldos im Mitarbeiterstamm auf den korrekten Wert gebracht werden. Das hat jedoch zwei Nachteile. Erstens fehlt die Dokumentation für den Saldenwechsel und man mag sich später einmal fragen wie es zu dem Saldo X am Stichtag gekommen ist. Zweitens gehen bei dieser Methode die vor dem Stichtag liegenden Wochensalden verloren (sie werden als ausgeglichen angenommen).

Alternativ bietet es sich daher an, statt der Korrektur des Saldos, eine korrigierende Buchung vorzunehmen, die dann ggf. auch einen erklärenden Kommentar ("Auszahlung von X Überstunden am ....") enthalten kann. Wird eine solche Korrekturbuchung außerhalb der normalen Betriebszeiten, z.B. am Sonntag, angelegt, stört sie auch die Planung nicht und erscheint mitunter nicht einmal auf dem Dienstplan.

Bei dieser Korrekturbuchung zum Saldenausgleich unterstützt Sie ein Assistent. Diesen Assistenten finden Sie im Menü unter PLANUNG -> Assistenten -> Saldenausgleich

Schränken Sie bei Bedarf zunächst die Mitarbeiterauswahl durch Auswahl eines Mitarbeitertyps oder eines gültigen Arbeitsbereiches ein. In der Professional-Version stehen zusätzlich die Optionen Gruppe und Ich möchte mehrere Mitarbeiter auswählen zur Verfügung.

Wählen Sie dann im nächsten Schritt den bzw. die Mitarbeiter aus für den die Korrektur erfolgen soll.

Bestimmen Sie im dritten Schritt mit welcher Tätigkeit die Buchung durchgeführt werden soll. Wir haben hier in diesem Beispiel dafür einen extra Zeitbalken "Saldenausgleich" angelegt, aber prinzipiell ist jeder, für den Mitarbeiter gültige, Zeitbalken dafür geeignet. Abgesehen vom Zeitwert, bleiben alle übrigen Eigenschaften des Zeitbalkens wie abwesend, nicht drucken, etc. erhalten.

Legen Sie Datum, Arbeitsbereich und Zeitraum des Termins fest. Uhrzeit und Dauer sind dabei für den tatsächlichen Wert unerheblich und dienen nur der Darstellung und leichtem Wiederfinden.

Wird kein absoluter Arbeitsbereich ausgewählt, erfolgt die Buchung im Standardbereich des Mitarbeiters.

Setzen eines neuen Gesamtsaldos

Soll ein neuer Saldo gesetzt werden, wählen Sie im nun folgenden Schritt die erste Option. Hier wird der Saldo der Mitarbeiterin zum Abend des 31. August auf null zurückgesetzt.

Die Wahl "Zum Beginn des Tages" oder "Zum Ende des Tages" hat nur einen Einfluss, wenn am Stichtag weitere Planungen existieren. Im ersten Fall wird der Saldo um 0:00 Uhr im anderen der um 23:59 Uhr herangezogen.

Setzen sie bspw. den Saldo am Stichtag zum Morgen auf 0 und es existiert neben der Korrekturplanung eine Planung mit einem Wert von fünf Stunden, werden diese fünf Stunden nach der Korrektur gerechnet und der Mitarbeiter beendet den Stichtag mit einem Saldo von fünf Stunden. Erfolgt die Korrektur zum Abend des Tages, sind die fünf Stunden in der Korrektur berücksichtigt und der Mitarbeiter schließt den Tag mit einem Saldo von 0 ab.

Möchten Sie einen negativen Saldo festlegen, klicken Sie auf das "+" vor dem Saldenwert. Es wird dann ein "-" daraus und der Wert wird rot dargestellt.

Diese Option ist dann interessant, wenn Sie den aktuellen Saldo des Mitarbeiters nicht genau kennen, ihn aber auf einen bestimmten Wert setzen möchten oder, wenn bei einer Auswahl von Mitarbeitern, diese saldenmäßig gleichgesetzt werden sollen.

Korrektur des Saldos um einige Stunden - Verrechnung von Überstunden

Zahlen Sie stattdessen eine bestimmte Zahl von Stunden aus oder soll ein Bonus von X Stunden gewährt werden, wählen Sie die zweite Option.

Im Prinzip wird dann eine "normale" Planung mit einem festgelegten Zeitwert angelegt, die auch in der Tages- oder Wochenansicht erstellt werden könnte. Hier kann das jedoch auch für eine Auswahl von Mitarbeitern in einem Arbeitsgang erledigt werden, und die Handhabung von Planungen mit hohen oder negativen Zeitwerten ist in der normalen Planung umständlicher.

Achten Sie darauf, das "-" zu aktivieren, um Überstunden abzubauen.

Alternativ oder zusätzlich können mit Hilfe dieses Assistenten auch auch Urlaubstage gewährt oder verbraucht werden.

So lassen sich auch Überstunden in Urlaubstage wandeln. In der voranstehenden Abbildung werden bspw. 16 Überstunden abgebaut und dafür zwei zusätzliche Urlaubstage gewährt.

Nach dem Klick auf "Weiter", lässt sich nun ein abweichender Zeitbalkentext festlegen und ein Kommentar zu diesem Termin kann genauer dokumentieren welchen Zweck diese Buchung hat. Wenn nicht, wie in unserem Fall, ein gesonderter Zeitbalken für diese Art von Planungen existiert, lässt sich bei Bedarf auch eine Kostenstelle an die Buchung hängen.

Eine kurze Zusammenfassung zeigt im nächsten Schritt was genau gebucht wird. Sind keine Korrekturen erforderlich kann dies mit "Planung durchführen" auch so erfolgen. Anschließend werden Ihnen Erfolg und Misserfolg der Planung(en) angezeigt und eventuell erforderliche Korrekturen können gemacht werden.