PDF-Erstellung [Prof]

Der Personalplaner Professional kann auf Knopfdruck PDF-Dateien von Ihren Dienstplänen erstellen und diese auf Wunsch auch sehr komfortabel direkt per E-Mail an die Mitarbeiter schicken. Sie benötigen dazu keinen zusätzlichen PDF-Generator.

Bei Einzeldienstplänen wird für jeden der ausgewählten Mitarbeiter ein eigener Dienstplan generiert und auch die Dateinamen der PDF-Dateien sind aussagekräftig (z.B.: "Einzeldienstplan Petra Mustermaus Februar 2024.pdf"). Sie müssen den Plan dabei nicht für jeden einzelnen Mitarbeiter erstellen. Geht der Plan über mehrere Mitarbeiter, erkennt das der Personalplaner und erstellt daraus automatisch getrennte Dokumente.

Alle Dokumente können an zentraler Stelle in einer definierbaren Ordnerstruktur abgelegt werden. Natürlich können Dateinamen auch manuell bei der Erstellung abgefragt werden.

Einmal eingerichtet, muss zur Erstellung der Dokumente in der Seitenansicht lediglich auf die "PDF"-Schaltfläche statt des Druckersymbols geklickt werden.

Zentrale PDF-Ablage und PDF-Generator

Wir gehen davon aus, dass alle Dokumente strukturiert an einem zentralen Ort abgelegt werden sollen. Darum haben wir ein PDF-Hauptverzeichnis für die erstellten PDF-Dateien vorgesehen. Die verschiedenen Pläne und Auswertungen werden in Unterverzeichnissen darunter abgelegt. Dem müssen Sie nicht folgen, aber es ist möglich und wird standardmäßig so eingerichtet.

Dieses zentrale PDF-Hauptverzeichnis kann über die Grundeinstellungen (STAMMDATEN -> Grundeinstellungen) festgelegt werden. Wenn Sie nicht selbst einen Ordner festlegen, werden alle Dokumente auf Ihrem PC unterhalb der "Gemeinsamen Dokumente" im Ordner "Dienstpläne" abgelegt.

Der Personalplaner Professional verfügt über einen integrierten PDF-Generator; ein zusätzliches Programm für die PDF-Erstellung ist daher nicht notwendig. Alternativ kann die PDF-Erstellung auch über den Adobe Distiller^® oder FreePDF erfolgen, sofern eines dieser Programme auf Ihrem Rechner installiert ist. Sie werden jedoch feststellen, dass der integrierte PDF-Generator ausgezeichnete Dokumente in unschlagbarer Geschwindigkeit erstellt.

Dateiname und Ablageort

Dateiname und Ablageort können bei den Berichteinstellungen der einzelnen Dienstpläne festgelegt werden. Für die PDF-Einstellungen existiert ein eigenes Register.

Ordner und Dateiname können dabei dynamische Elemente enthalten. Im folgenden Screenshot sehen Sie einige in spitze Klammern eingeschlossene Platzhalter, die zur Laufzeit durch aktuelle Werte ersetzt werden.

So wird bei der Einstellung "Einzeldienstpläne\<<USER_LastName>>, <<User_FirstName>>\" für das Unterverzeichnis für jeden Mitarbeiter ein eigenes Unterverzeichnis mit dessen Namen angelegt und "Einzeldienstplan <<REPORT_DateFrom>> - <<REPORT_DateTo>>.pdf" als Dateiname sorgt für einen Dateinamen mit "sprechendem" Berichtzeitraum. Der folgende Screenshot zeigt das Ergebnis nach der Erstellung der PDF-Dateien:

Per rechtem Mausklick auf das Eingabefeld können Sie bequem aus den zur Verfügung stehenden Platzhaltern wählen und über die Schaltfläche "..." gelangen Sie in einen Dialog, der mehr Platz und eine Vorschau bietet.