Schulferien im iCal-Format importieren

Schulferien im iCal-Format (auch Internetkalender oder ICS-Datei) können direkt in den Personalplaner importiert und als Ereignisse angelegt werden. Im Internet gibt es zahlreiche Anbieter, die solche Dateien für den Download bereitstellen. Über die Suchmaschine finden Sie solche Anbieter leicht, wenn Sie einen Begriff wie Schulferien Berlin iCal eingeben. Ob und wie diese Datei verwendet werden darf hängt vom Anbieter ab.

Liegt Ihnen eine solche Datei vor, ziehen Sie diese einfach mit der Maus aus dem Windows Explorer auf den (blauen) Hintergrund des Personalplaners und lassen sie dort fallen. Es öffnet sich dann ein Dialog für den eigentlichen Import
Dienstplan, Arbeitsplan, Personalplanung, Urlaubsplanung, Schichtplan

Welche Sätze wie importiert werden, kann über die Schalter über der Tabelle geregelt werden.

Nur neue

Über Nur neue wird festgelegt, wie Konflikte behandelt werden. In unserem Fall gibt es bereits ein Ereignis während der Sommerferien am 11. Juli. Ist die Option Nur neue gewählt, bleibt dieses Ereignis stehen. Die Tage vor und nach dem 11. Juli werden normal angelegt.

Nur zukünftige

Ist diese Option gewählt, werden für vergangene Schulfereien keine Ereignisse angelegt, sofern nicht unten in der Tabelle das Häkchen manuell gesetzt wird.

Summary und Description

Über diesen Schalter können Sie das Feld mit dem Feriennamen festlegen.
Im iCal-Format gibt es potentiell zwei Felder Summary und Description, die dafür in Frage kommen. Meistens steht der Ferienname in der Summary und das andere Feld wird für einen Herkunfts- oder Werbetext verwendet. Betätigen Sie den Schalter und kontrollieren Sie in der Tabelle die Spalte Ferien.

Reduzieren

Die Ferienbezeichnung in der iCal-Datei ist in der Regel umfangreicher, als wir sie benötigen. Von "Weihnachtsferien 2018 Berlin" brauchen wir nur die "Weihnachtsferien". Das kann über den Schalter Reduzieren mit einem Klick erledigt werden. Sollte die Bezeichnung nicht passen, kann sie auch unten in der Tabelle manuell korrigiert werden.


Mit dem Import werden Schulferien dann als Ereignisse angelegt. Sie können dann dementsprechend auch über STAMMDATEN -> Tageseinstellungen verwaltet und ergänzt werden.
So importierte Schulferien werden in der Urlaubsübersicht dargestellt und sie erscheinen zur Planungsunterstützung in den Zeitleisten der Tages- oder Wochenansicht.